Info Snack: App Reisekostenabrechnung
Ich reise ja nur selten, aber wenn ich reise, dann muss ich dafür eine Reisekostenabrechnung erstellen. Zu Fuß geht das natürlich, aber ich dachte mir, dass es heutzutage doch Apps für alles Mögliche gibt. Also habe ich mich mal umgeschaut.
Eigentlich wollte ich schnell auflisten, was es da so alles gibt, aber das war ein Trugschluss mit „schnell“: so viele unterschiedliche Möglichkeiten, so viele unterschiedliche Features, so viele unterschiedliche Angebote 😨
So, dann wird das jetzt eben eine Serie und ich fange mit Apps an, die man unterwegs ja bekanntlich am einfachsten nutzen kann.
Die erste App habe ich auch relativ willkürlich ausgewählt und stelle sie hier mal vor:
die App Dataline bzw. Dataline Lite, die kostenlos ist.
Die Vorteile der Reisekosten-App erst einmal kurz zusammengefasst (laut Website):
- Die abzurechnenden Kosten für die Reise mit dem privaten oder dem Firmenwagen, der Bahn oder dem Flugzeug lassen sich ganz einfach berechnen und aufführen.
- Eine schnelle und einfache Zusammenfassung aller Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie weiterer anfallender Kosten (auch in Fremdwährungen).
- Die Zusammenfassung der gesamten Reisekosten lässt sich als PDF oder CSV in das Büro oder die Personalabrechnungsstelle per E-Mail versenden.
- Festgelegte Routen können nachträglich um weitere Orte ergänzt werden und die Entfernung wird dabei neu berechnet.
- Belege können mit der Kamera fotografiert oder aus anderen Apps zur Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.
- Wenn gewünscht, erfolgt die Berechnung der pauschalen Verpflegungsaufwendungen automatisch.
- Sind Belege in anderen Währungen vorhanden, werden diese nach Tageskursen oder festen Kursen umgerechnet.
- Die Reisekostenabrechnung kann in der App nach Reiseziel, Anlass, Zeitraum oder Erstattung sortiert werden, sodass diese schnell gefunden wird.
- Bereits erfolgte Reisekostenabrechnungen können in der App ausgeblendet werden.
- Die Reisekosten-App eignet sich auch für Freiberufler.
Details
Nun habe ich mir im App-Store die Lite-Version heruntergeladen und zeige hier die Anwendungsmöglichkeiten:
Man sieht zunächst mal eine recht schlechte Bewertung (insgesamt 7 Stück), hier eine als Beispiel:
Die fehlende Erkennung aus Mails und Scans ist definitiv ein Argument, ABER es handelt sich um eine kostenlose App, worauf nach dem Herunterladen auch nochmal darauf hingewiesen wird.
Einrichtung
Zunächst kann man über das Zahnrad verschiedene Einstellungen vornehmen
Bei den Benutzerdaten gibt man Name, Adresse, Bankverbindung (falls man kein Einzelkämpfer ist) sowie Mail-Adresse ein und der Rest ist auch selbsterklärend – also anhaken, was notwendig ist.
Wenn man dies erledigt hat, kann man seine erste Abrechnung erstellen, indem man auf das + klickt.
, wo man dann die Reise-Eckdaten eingibt.
Ich habe exemplarisch etwas eingegeben und prompt kam eine Fehlermeldung.
Kein Problem! Über Bearbeiten rechts oben poppt ein Menü auf, über das man die Pauschalen aktualisieren kann.
Jetzt können die Fahrtkosten und anderen Details eingetragen werden. Die km-Berechnung übernimmt das Programm selbst, so dass man diesen Schritt nicht extra ausführen muss. Sehr schön!
Da mein Meeting nur 1 Tag von morgens bis abends dauert, wähle ich natürlich die 12.00 €-Pauschale für 1 Tag.
Dann fehlen noch die Belege für z.B. Parken, Bewirtung, Hotel etc.
Ganz unten ist die Möglichkeit, Belege abzufotografieren oder auf die Galerie zuzugreifen. Hier muss man der App zunächst den Zugriff gestatten.
Ich habe ein Parkticket hochgeladen und kann noch Kategorie und Belegtyp wählen.
Wenn man mehrere Belege hat, wiederholt man den Spaß.
Dann kann man über „Bearbeiten“ , Bericht auswählen und „Aktionen“ den Bericht erstellen und es wird eine mehrseitige Vorschau angezeigt.
Es gibt eine Sortiermöglichkeit, wenn man mehrere Abrechnungen erstellt hat, was natürlich nützlich ist.
Ich habe keine Möglichkeit gefunden, einen Bericht zu verschicken und gehe davon aus, dass das automatisch erfolgt, da man ja seine Mail-Adresse bei den Einstellungen hinterlegt hat. LEIDER habe ich keine Mail bekommen und auch nicht gefunden, wo der Bericht abgelegt wird, so dass man darauf zurückgreifen kann. Vielleicht sitzt das Problem nur mal wieder VOR dem Bildschirm, aber so nutzt mir das alles nichts.
Vielleicht frage ich doch nochmal beim Support nach 🧐, gehe aber davon aus, dass in der kostenpflichtigen Version, die 6,99 € kostet, alles funktioniert. Die App hat auf jeden Fall viele gute Bewertungen.
Bevor ich die kostenpflichtige Version teste, schaue ich mir jedoch noch andere Apps an und stelle sie nach und nach in weiteren Blogbeiträgen vor.
Ich habe übrigens einen informativen Post zu Digitalisierung der Reisekostenabrechnung mit einer Übersicht zu Programmen/Software gefunden, hier ist der Link!
Ach ja, bevor ich es vergesse: bei Administration & Organisation kann ich zuverlässig und effektiv helfen.
Als Assistentin und Office Managerin interessiere ich mich für alles, was das Berufsleben erleichtert - sei es Tools, Beiträge oder Hacks. So denke ich, was mir hilft, hilft bestimmt auch anderen - das würde mich auf jeden Fall freuen : )
- Info Snack: Software Reisekostenabrechnung 3 - 11. März 2020
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