Zunächst Vertrauen....
Wir stellen uns mal vor, wir haben das Erstgespräch mit einem potentiellen Kunden (w/m/d) erfolgreich hinter uns gebracht, dem Kunden ein attraktives Angebot unterbreitet und wir schließen einen Vertrag.
Ein Erstgespräch ist wichtig, um einen Eindruck zu erhalten, aber letztendlich handelt es sich bei einer möglichen Zusammenarbeit immer um gegenseitiges Vertrauen, das zunächst entgegengebracht und/oder erarbeitet werden muss.
Was kann man sonst noch tun als virtuelle Assistenz?
Außer dem Aufbau des notwendigen Vertrauens, gibt es aber noch einiges was man tun kann, um eine Zusammenarbeit erfolgreich zu machen.
Da weder ich noch der Kunde Gedanken lesen können, ist es wichtig, dass wir unsere Erwartungshaltungen klären, jeder seine Verantwortlichkeiten kennt und seinen Teil der Zusammenarbeit erfüllt. Dazu gehört z.B., dass ich Deadlines kenne, um sie einzuhalten, aber auch, dass die Vorarbeit meines Kunden zeitgerecht bei mir landet. Oder mein Kunde hat eine bestimmte Vorgehensweise und möchte, dass ich Aufgaben genauso erledige. Oder ich denke, mein Kunde ist unzufrieden mit meiner Arbeit, weil er keine Rückmeldung gibt.,
Wäre es nicht schön, wenn wir im Vorfeld möglichen Missverständnissen aus dem Weg gehen könnten?
Am Anfang steht gegenseitiges Kennenlernen: worauf legt mein Kunde Wert, wie arbeitet er, wie arbeite ich? Was könnte ihn vom Kurs abbringen, was erwartet er von mir?
Wenn wir klar kommunizieren und ich verstehe, was meinem Kunden wichtig ist, werden sich die notwendigen Rückfragen bald reduzieren. Umso schneller kann sich mein Kunde auf sein Geschäft konzentrieren, während ich ihm den Rücken frei halte.
Das klingt logisch, oder 😉?
Wenn wir im Erstgespräch noch nicht tiefer darauf eingegangen sind, würde ich zunächst gern mehr über meinen Kunden und sein Unternehmen erfahren:
- Was tut er, wofür steht sein Unternehmen?
- Was zeichnet ihn im (Vergleich zum Wettbewerb) aus?
- Welche Probleme löst er (besser als der Mitbewerb)?
- Welchen USP bietet er seinen Kund*innen?
- Wofür steht er nicht?
Dann geht es weiter mit Details zum Auftrag:
- Weiß der Kunde genau, was ich erledigen soll ?
- Einmalig
- Wiederkehrend
- Gibt es wichtigere/weniger wichtige Aufgaben?
- Wie ist der Stundenumfang?
- Welches Budget ist vorhanden?
- Welche Besonderheiten/Vorgaben sind zu beachten?
- Was darf nicht vergessen werden?
- Welche Kompetenzen erhalte ich?
- Was ist der Sinn/das Ziel der Unterstützung?
- Wie lässt sich das Ergebnis messen?
- Wie sieht die Zielerfüllung aus?
- Gibt es Meilensteine?
- Wann ist das Startdatum?
Auch die Kommunikation, d.h. auf welchem Weg, wie oder wie oft kommuniziert wird, ist ein nicht zu unterschätzender Punkt. Mein Kunde hat vielleicht bestimmte Vorlieben oder ist offen für Neues/Empfehlungen:
- Über welche Kanäle wird kommuniziert?
- Projektmanagementtool
- WhatsApp/SMS
- Regelmäßiger Austausch und Feedback
- Festlegen fester Termine
- Zu Anfang ist mehr Informationsaustausch notwendig
- Fertigstellungsmeldung
- nach jedem Auftrag erwünscht?
- Reicht 1 Feedback pro Woche?
- Anderes?
- Beantwortung Mails/Nachrichten innerhalb 24 Stunden
- Wöchentliche Rückmeldung
- Was lief gut – warum?
- Was muss verbessert werden – warum?
Also: So viel Kommunikation wie nötig, so wenig wie möglich, um vernünftig und zielführend arbeiten zu können.
Gerade der regelmäßige Austausch, was gut oder weniger gut lief, ist wichtig, um die Zusammenarbeit stetig zu verbessern.
Meine Kontaktdaten
- Mail: info@michaelaplatte.de
- Mobil: +49 172 9936501
- Web: michaelaplatte.de
- Video call: https://whereby.com/mpva
Und dann ist da noch die „Logistik“:
Zugriff auf Dateien/Laufwerk/Cloud
- Passwort
- Zugang
- Berechtigungsstufen
- Erhalte ich eine eigene Mail-Adresse?
- Erhalte ich Zugriff auf den Kalender?
- Gibt es ein Handbuch/Standardprozesse?
- Ablagestruktur vorhanden?
- Musterschreiben etc. vorhanden?
Hier kann mein Kunde schon „vorarbeiten“ und anfangen – falls noch nicht vorhanden – Prozesse zu dokumentieren. Idealerweise notiert er sich auch die Zeit, die er dafür benötigt (dafür kann er z.B. dieses Dokument nutzen).
Erklärungsbedürftige Aufgaben können per Video aufgezeichnet werden, das ist meistens eindeutiger und kann wiederverwendet und für das Unternehmenshandbuch genutzt werden. Das kann aber auch ich für meinen Kunden erledigen ; )
Man sieht: es gibt viele Dinge, die man richtig machen kann/sollte, um erfolgreich zusammen zu arbeiten.
Haben Sie noch weitere Ideen, Ergänzungen und Vorschläge? Schicken Sie mir gern eine Nachricht an info@michaelaplatte.de
