virtuelle Assistenz, Backoffice, Produktivität

Meine Erfahrungen mit MS Teams - Teil 2

Es ist der Wahnsinn, was sich in MS Teams seit meinem letzten Eintrag getan hat 👍

Vieles wurde verbessert und vieles wurde ergänzt. Um sicherzugehen, dass Sie immer auf dem aktuellen Stand sind, sollten Sie ab und zu die Desktopanwendung aktualisieren, indem Sie nach Updates suchen.

Einige Dinge werde ich in diesem Artikel wiederholen, aber da sich wie gesagt einiges geändert hat, lohnt sich der Blick bestimmt.

Los gehts mit MS Teams:

 

Zunächst schauen wir mal, was sich hinter unserem Avatar verbirgt 😉. Eine ganz wichtige Funktion ist, nach Updates zu suchen.

MS Teams Updates

Das mögliche Update läuft im Hintergrund und man kann MS Teams in der Zwischenzeit problemlos benutzen.

In Gespeichert werden alle Nachrichten, die ich gespeichert habe, „aufbewahrt“ – dort habe ich sie auf einen Blick parat. Die gespeicherten Nachrichten kann ich mir zwar auch über den Feed/Aktivitäten filtern und das schauen wir uns das nächste Mal genauer an 😀.

Verfügbarkeit einstellen in MS Teams

Hier kann man manuell einstellen, ob man verfügbar ist – normalerweise zieht sich MS Teams die Info aus dem Kalender
wenn man in einer Besprechung ist, wird der Status automatisch auf „beschäftigt“ umgestellt

MS Teams Einstellungen Verfügbarkeit
MS Teams Einstellungen Verfügbarkeit

Statusmeldung einrichten

Man kann eine Statusmeldung einstellen, so dass sie Details enthält, die andere in Teams sehen sollen. Dadurch erhalten andere mehr Informationen über meine Aktivitäten/Verfügbarkeiten.
Wenn ich aber in Teams eine Statusnachricht festsetze, wird meine automatische Abwesenheitsantwort, die ich in Outlook festgesetzt habe, nicht angezeigt

MS Teams Statusmeldung

Einstellungen in MS Teams

Wenn wir schon bei „Einstellungen“ sind, können wir dort auch einen Blick drauf werfen.

Unter „Allgemein“ kann man auswählen, ob die Anwendung automatisch starten oder im Hintergrund geöffnet werden soll.

MS Teams Einstellungen Allgemeine

Ich habe z.B. ausgewählt, dass die Anwendung beim Schließen weiter ausgeführt werden soll. Dies heißt, dass ich Benachrichtigungen erhalte, falls ich das unter „Benachrichtigungen“ eingestellt habe. So ganz zuverlässig funktioniert das nicht bei mir, ich vermute allerdings, dass das daran liegt, dass ich in einigen Teams „nur“ als Gast bin. Da werde ich mich mal schlau machen.

Da ich aber auch die App auf meinem iPhone habe, kommen dort die Benachrichtigungen auf jeden Fall zuverlässig an 👍 – egal von welchem Kunden!

Wenn man das Arbeiten in einer anderen Sprache gewöhnt ist, kann man hier die Sprache einfach umstellen.

Ganz wichtig ist meiner Meinung nach auch, die neue Besprechungserfahrung zu aktivieren. Möglicherweise haben die Benutzer, die erst nach Einführung dieser Funktion zu MS Teams gekommen sind, diese Wahlmöglichkeit gar nicht 🤔.

Datenschutz in MS Teams

MS Teams Einstellungen Datenschutz

Wie in anderen Messengern ist es ebenso möglich, Lesebestätigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren oder Kontakte zu blockieren. Wozu das allerdings gut sein soll, bin ich mir nicht ganz sicher 😕.

Umfragen kann man in MS Teams-Meetings inzwischen wunderbar integrieren. Dazu kommt in Kürze eine Beschreibung von mir. Damit man an Umfragen aus MS Teams teilnehmen kann, muss man dies freigeben.

Benachrichtigungen

  • da ich die meisten Pings und Dings abgestellt habe, finde ich die Funktion, per Mail über verpasste Aktivitäten benachrichtigt zu werden, praktisch
  • im Abschnitt „Teams und Kanäle“ kann u.a. benutzerdefiniert eingestellt werden, wie und ob man benachrichtigt werden will
  • da @erwähnungen meistens eine Reaktion durch mich erfordern, habe ich sie bei Chat „Banner und Feed“ als Benachrichtigung eingestellt
  • am besten probiert man aus, was für einen selbst am besten funktioniert und/oder nimmt als Ergänzung die Handy-App
MS Teams Benachrichtigungen

Geräte

Wenn man mehrere Kameras oder Mikrofone angeschlossen hat, kann man sie u.a. hier auswählen. Die Auswahl ist aber auch während des Meetings über die 3 Punkte und Geräteeinstellungen möglich.

MS Teams Einstellungen Geräte

Berechtigungen in MS Teams

Für alle, die MS Teams für sich nutzen, war das jetzt wahrscheinlich weniger interessant, aber man kann nie wissen, wofür man dieses Wissen vielleicht mal braucht 😉.

MS Teams Einstellungen Berechtigungen

Hier werden den hinzugefügten Apps Berechtigungen erteilt oder entzogen.

Das muss jeder für sich individuell einstellen.

Anrufe

Unter Voicemail konfigurieren kann man auch Textnachrichten automatisch verschicken lassen.

Einfach mal ausprobieren!

MS Teams Einstellungen Anrufe

Tipp zu MS Teams

Von Microsoft gibt es ein tolles PDF mit einer Übersicht zu MS Teams: Schnellstarthandbuch https://www.microsoft.com/de-de/berlin/files/Teams-Schnellstarthandbuch.pdf

 

Wenn man sich dies allerdings anschaut, ohne MS Teams vorher benutzt zu haben, dann wird man damit nicht sonderlich viel anfangen können.

Am besten nimmt man sich dieses Handbuch und probiert alle Schritte mal aktiv aus. Dann wird alles gleich viel verständlicher und man kann sich die Info auch besser merken.

Dies ist die offizielle Microsoft – Seite zu MS Teams.

Da Microsoft wirklich viel dafür tut, um MS Teams zu etablieren, kommen immer neuere oder bessere Features dazu. 

D.h. ich werde meine kleine Reihe fortsetzen 😉

Ich kann mit gutem Gewissen sagen, dass ich mich bisher prächtig in MS Teams eingearbeitet habe und meine Kunden hier unterstützen kann.

Mit Unterstützung leichter zum Ziel

Ich entlaste meine Kunden im Tagesgeschäft mit Administration & Organisation. Haben Sie Fragen dazu? Dann schicken Sie mir doch einfach eine Mail an info@michaelaplatte.de oder sichern Sie sich in meinem Kalender gern einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch: Terminvereinbarung.

On Key

Related Posts

Pubstage Online-Kurse und digitale Produkte

pubstage-online-kurse-digitale-produkte-1

Pubstage: einfach Online-Kurse und digitale Produkte verkaufen Inhaltsverzeichnis Pubstage ist ein Hamburger StartUp, das eine einfach zu nutzende Plattform für Online-Kurse entwickelt hat: https://pubstage.com Irgendwann

Kontaktformular datenschutzkonform

Ist Dein Kontaktformular datenschutzkonform?

Stand 20. April 2021 Ist das Kontaktformular Deiner Website wirklich datenschutzkonform? Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat der Datenschutz einen ordentlichen Aufwind

Call Now ButtonEinfach anrufen : )

Sie wollen wachsen?

Dann lassen Sie uns sprechen!