virtuelle Assistenz, Backoffice, Produktivität

Meine gesammelten Tipps

Ich habe ein Faible für praktische, hilfreiche und leicht anwendbare Tipps und poste diese immer mal in Facebook oder LinkedIn.

Da ist in der Zwischenzeit schon einiges zusammengekommen und ich dachte, das ist ein Blogpost wert, um hier alle Tipps zu Produktivität usw. zu sammeln 😀.

Fangen wir mit Shortcuts für Browser an:

Wer auch immer die Shortcuts erfunden hat, hatte damit definitiv eine gute Idee. 👍

Auch ich liebe eine gute Abkürzung und nutze daher den einen oder anderen Shortcut. Neulich bin ich auf eine Übersicht gestoßen und diese 3 Shortcuts finde ich persönlich sehr praktisch beim Arbeiten im Browser 😀

Strg + W schließt den aktiven Tab

Strg + Shift + T öffnet den zuletzt geschlossenen Tab

Strg + T öffnet einen neuen Tab

virtuelle Assistenz, Backoffice, Produktivität
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URL markieren, kopieren und woanders einfügen – Strg + L, Strg + C, Strg + V.

Bei Strg + L wird automatisch die komplette URL markiert, ohne dass man sie anklicken muss, d.h. es ist egal, wo der Cursor gerade steht.

In verschiedenen Browsern suchen

Die Suchfunktion kann man auch in den Browsern nutzen mit der Tastenkombination Strg + F. Das Suchfeld erscheint an verschiedenen Stellen je nach Browser.

Im neuen Microsoft Edge poppt das Suchfeld direkt unter der URL auf.

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Weitere Shortcuts:

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Will man auf die Schnelle ein paar Emojis einfügen, drückt man einfach die Windows-Taste und „.“. Das öffnet eine Auswahl, die man anklicken kann. Somit spart man sich den Umweg über gespeicherte Emojis bzw. Websites.

Tools Videomeetings:

Whereby ist eigentlich das Tool, das ich am liebsten nutze. Ich habe mir einen Account eingerichtet und für meinen Raum gibt es einen permanenten Link, den ich meinem Gesprächspartner zuschicken kann. Der wiederum klickt einfach darauf, kann (muss nicht) seinen Namen vergeben, muss die Einwilligung zur Nutzung von Kamera und Mikrofon erteilen und kann dann den Raum betreten.

Ich finde das eine super praktische Sache und die Verbindung war bis jetzt auch immer ziemlich stabil. Damit nicht jeder in den „Meeting-Raum“ kommt, kann ich diesen verschließen und muss dann die Teilnehmer hereinlassen.

Sollte ich gerade nicht im Raum sein, erhalte ich eine Benachrichtigung per Mail bzw. als Push-Nachricht, so dass ich reagieren kann.

Wenn ich den Raum betrete, gebe ich meine E-Mail-Adresse und den daraufhin per Mail zugesendeten Code ein. So brauche ich mir kein weiteres Passwort merken – obwohl das ja eigentlich LastPass für mich macht 😉

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Zoommeetings sperren

Zoommeetings sind ja ziemlich in Verruf geraten durch die Zoombombings und im April/Mai 2020 verging kaum eine Woche, in der es nicht irgendein Update gab. Man kann Zoom also nicht vorwerfen, nichts gemacht zu haben.

Unter anderem kann man das Meeting sperren, so dass niemand Unbefugtes den Raum betreten kann. Diese Funktion findet man unter „Sicherheit“.

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Professioneller Hintergrund für Zoom:

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Es gibt sogar ein Unternehmen, das professionelle Bürohintergründe mit Logo erstellt, kostet nicht viel und ist für die, die ihren Schreibtisch im Schlafzimmer haben, vielleicht überlegenswert. Aber auch hier hängt die Qualität stark von dem Rechner und Netzbandbreite ab.

Später-Liste

Oft geht es mir so, dass ich am Computer sitze und arbeite. Und aus heiterem Himmel fällt mir plötzlich etwas ein: der Zahnarzttermin, den ich vereinbaren muss, der Outlook-Tipp, den ich neulich gesehen hatte oder die Aufgabe, die ich mir hatte notieren wollen. 🧐

Oder ich liege abends im Bett und die Gedanken im Kopf fahren Karussell.

Es gibt jetzt 2 Möglichkeiten: erledigen oder notieren. Erst dann lenken die Gedanken nicht mehr ab und sind aus dem Kopf raus. ✅

Hier ist eine “Später”-Liste hilfreich, vor allem um die gerade anstehende Tätigkeit nicht zu unterbrechen oder in den wohlverdienten Schlaf zu fallen. Am besten nutzt man eine Später-Liste, die überall und leicht zugänglich (also meist digital) ist, um gar keine Zettelwirtschaft aufkommen zu lassen.

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Prokrastination – 4 Tipps, die helfen oder der Teufelskreis mit der Prokrastination:

Von nichts kommt nichts? Eher: von nichts (tun) kommen Selbstzweifel und Versagensängste. Diese münden in Druck, man wird von Außenstehenden als “faul” wahrgenommen und das macht es noch schwerer sich aufzuraffen und produktiv zu sein. Ein klarer Teufelskreis, den es zu durchbrechen gilt – der Artikel gibt 4 Tipps, die dabei helfen.

https://goodjobs.eu/de/articles/das-mach-ich-spaeter-noch-prokrastination-und-4-tipps-wie-du-sie-bekaempfst

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Outlook Tipps:

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Aus meiner Angestelltenzeit kenne ich die Office365-Produkte und setze sie für mein Unternehmen natürlich auch ein. Höchstwahrscheinlich einfach nur, weil ich ein Gewohnheitstier bin ; ) Aber warum sollte ich auch etwas anderes nutzen, wenn ich mich mit Word, Excel und Co. sehr gut auskenne.

Trotzdem finde ich immer wieder hilfreiche Tipps, die dann gerne weitergebe. Hier geht es um Tipps zu Outlook.

https://www.skillguru.de/6-outlook-tipps-fuer-2019/

Minimale Social Media Strategie für kleine Unternehmen:

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Hier ist ein sehr hilfreicher Blogpost, wenn man so gar keine Zeit für Social Media hat.

Ganz toll finde ich den Tipp, sich Unterstützung durch eine virtuelle Assistenz zu holen. 😉

https://blog.hootsuite.com/de/minimale-social-media-strategie/

OneDrive-Freigaben mit Kennwort schützen 💻:

Mit der OneDrive-Desktop-App kann man Freigabelinks generieren, indem man mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner im OneDrive-Ordner klickt und „OneDrive-Link teilen“ wählt. Dadurch wird ein Link in die Zwischenablage kopiert, den man in eine E-Mail, eine Website, einen Blogbeitrag usw. einfügen kann.

Allerdings sind diese Links standardmäßig auf „Berechtigung bearbeiten“ festgelegt. Wenn man einer Person nur die Berechtigung zum Anzeigen erteilen möchte, verwendet man die OneDrive-Website, um den Link zu generieren (oder man ändert den soeben erstellten Link).

Bei sensiblen Daten kann man den Link auch mit einem Ablaufdatum oder einem Kennwort versehen (s. Beitragsbild).

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Hubspot – gesammelte Artikel zu Produktivität:

virtuelle Assistenz, Backoffice

Bei Hubspot finde ich immer wieder tolle Artikel – nicht nur zu Produktivität -, die ich als virtuelle Assistenz gern lese, anwende und weitergebe.

Hotel Hacks

Wer oft auf Reisen geht, für den sind diese 25 Hotel Hacks vielleicht hilfreich.

https://www.boredpanda.com/people-share-hotel-hacks/

virtuelle Assistenz, Backoffice, Geschäftsreise

Tipps für Gratis-Upgrades für Geschäftsreisende:

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Hier gibt es ein paar Tipps für mögliche Upgrades – wer mag die nicht?
https://www.hrs.de/hotel/unterwegs/upgrades-geschaeftsreise/

Apps, um kostenlose oder günstige Parkplätze auf Geschäftsreise zu finden:

Einen kostenlosen oder günstigen Parkplatz auf dem Businesstrip finden, noch dazu unweit vom Geschäftstermin oder Hotel entfernt – leichter gesagt als getan. Wer schon einmal stundenlang mit dem Auto durch die Innenstadt gefahren ist, um die perfekte Parkmöglichkeit aufzuspüren, kennt die Herausforderung.

https://www.hrs.de/hotel/unterwegs/business-travel/parkplatz-finden-und-reservieren-so-gehts-schnell-und-einfach/

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Da ist ja schon einiges an Tipps zusammengekommen. Ich unterstütze Sie nicht nur mit Tipps, sondern entlaste Sie auch tatkräftig und effizient 😀. Rufen Sie mich an!

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