Tools - Michaela Platte

anymize-ki-dsgvo-konform

Mon, 25 May 2026 16:20:54 +0000

anymize.ai im Test: KI DSGVO-konform nutzen – was das Tool wirklich kann

Hand aufs Herz: Hast du schon mal Kundendaten in ChatGPT eingegeben – und dann kurz gezuckt?

Ich kenne das. Ich nutze KI täglich und arbeite gleichzeitig mit den Daten meiner Kundinnen und Kunden. Und auch wenn ich aufpasse – ab und zu rutscht mir ein Name durch, eine E-Mail-Adresse, mal eine Formulierung aus einem echten Beratungsgespräch. Und dann landet das irgendwo auf amerikanischen Servern.

Das ist kein Weltuntergang. Aber ein schlechtes Gewissen macht sich trotzdem breit.

anymize.ai löst genau dieses Problem. Die Plattform anonymisiert deine sensiblen Daten automatisch, bevor sie die KI auch nur sieht – und das bei ChatGPT, Claude, Gemini und Mistral gleichzeitig.

Ich habe das Tool getestet und zeige dir hier, was dahintersteckt, wie es in der Praxis funktioniert – und ob sich der Einstieg lohnt.

Key Takeaways

anymize anonymisiert deine Daten automatisch vor jeder KI-Anfrage – du musst selbst nichts manuell entfernen
Du nutzt ChatGPT, Claude, Gemini und Mistral in einer Oberfläche und kannst mitten im Chat wechseln
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet – kein CLOUD-Act-Risiko

Warum DSGVO-konforme KI-Nutzung kein Nice-to-have ist

Die Server stehen doch in Deutschland. Das stimmt – halb.

Der Serverstandort sagt, wo Daten gespeichert werden. Er sagt nichts darüber, wer darauf zugreifen darf.

Hier kommt der US CLOUD Act ins Spiel. Er verpflichtet amerikanische Unternehmen, Behörden auf Anfrage Zugang zu Daten zu gewähren –-unabhängig vom Serverstandort. ChatGPT, Claude, Gemini, alles amerikanische Anbieter.

Was heißt das praktisch? Stell dir vor, du bist Führungscoach und hast gerade ein 360-Grad-Feedback von einem Coachee bekommen – mit echten Namen und echten Zitaten. Du willst das mit KI auswerten. Wenn du das ungeschützt in ChatGPT eingibst, hast du keine vollständige Kontrolle darüber, wo diese Informationen landen könnten.

Oder du bist Unternehmensberaterin und arbeitest an einem internen Strategiepapier deines Kunden. Namen, Zahlen, Interna. Kannst du das einfach hochladen?

Für Berufsgeheimnisträger wie Anwältinnen und Anwälte, Ärztinnen und Ärzte, Steuerberaterinnen und Steuerberater ist das keine abstrakte Frage. § 203 StGB regelt die Verletzung von Privatgeheimnissen. Und „Ich-wusste-nicht“-Argumente ziehen vor Gericht nicht.

Die einzige verlässliche Lösung: Personenbezogene Daten dürfen gar nicht erst die KI erreichen. Das ist der Ansatz von anymize.

Wie anymize.ai funktioniert

anymize erkennt sensible Daten in deinem Text automatisch, ersetzt sie vor dem Senden durch Platzhalter, schickt die anonymisierte Version an die KI – und setzt die Originaldaten in der Antwort wieder ein.

Du siehst immer alles im Original. Die KI sieht es nie.

(So elegant wie das klingt, ist es auch.)

Die Erkennungsrate liegt laut anymize bei über 95 %. In meinen Tests war das solide – ich habe fiktive Mandantendaten hochgeladen, und anymize hat sauber anonymisiert.

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Betreiber ist Hetzner, zertifiziert nach ISO 27001 und SOC 2. Kein Drittlandtransfer, kein CLOUD-Act-Risiko.

Grundsätzlich kannst du anymize.ai wie jedes andere KI Tool nutzen und Texte etc. erstellen bzw. bearbeiten lassen, nur dass du verschiedene Modelle auswählen und die Inhalte vor „Versand“ anonymisieren lassen kannst.

05 2026 anymize Anmeldung

05 2026 anymize Anmeldung Testphase

05 2026 anymize Anmeldung 1

05 2026 anymize Mail zur Bestägigung Anmeldung

05 2026 anymize deutsche Rechenzentren

05 2026 anymize Homepage

anymize.ai in der Praxis: was du bekommst

Nach der Anmeldung startet eine kleine Onboarding-Tour – wirklich hilfreich. Das Dashboard sieht ähnlich aus wie andere KI-Tools. Wer ChatGPT kennt, findet sich schnell zurecht.

05 2026 anymize Onboarding 1

05 2026 anymize Onboarding 2

05 2026 anymize Onboarding 3

05 2026 anymize Onboarding 4

05 2026 anymize Onboarding 5

05 2026 anymize Onboarding 6

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Multi-Modell-Chat

Das ist das Feature, das ich super praktisch finde. Statt für jedes Modell einen eigenen Account zu eröffnen und dort zu arbeiten, hast du alles in einer Oberfläche. Du kannst mitten im Gespräch zwischen den Modellen wechseln und so die Unterschiede testen oder jeweils die Stärken des entsprechenden Sprachmodells nutzen.

Natürlich bieten andere Tools diese Möglichkeiten auch, aber anymize hat 2 eigene Modelle, die hier sehr interessant sind, weil die Daten definitiv in Deutschland bleiben.

Ich habe einen einfachen LinkedIn-Post-Prompt durch alle Modelle geschickt – ohne Anonymisierung, keine sensiblen Daten im Prompt. Das Ergebnis war interessant: Kimi K2.5 hat am lebendigsten geschrieben, Gemini 2.5 Flash war sehr strukturiert, Fountain 1.0 – das eigene anymize-Modell – klar und solide.

Es ist wirklich praktisch, verschiedene Sprachmodelle direkt zu vergleichen, ohne zwischen Tools zu wechseln.

Die Modelle sind in vier Kategorien eingeteilt:

DEEP: Für komplexe Aufgaben und lange Dokumente (Claude Opus, ChatGPT)
SMART: Für den Alltag, gute Balance aus Qualität und Geschwindigkeit (Claude Sonnet, Gemini Pro)
SWIFT: Für schnelle Antworten bei einfachen Aufgaben
VISION: Für Bildanalyse und Bildgenerierung (Gemini Pro Vision)

Über Smart Select kannst du direkt im Chat das passende Modell auswählen.

05 2026 anymize eigene Modelle

05 2026 anymize Produkte

05 2026 anymize Integrationen

05 2026 anymize neuer Chat

Mistral AI Konnektoren

05 2026 anymize Konnektoren

05 2026 anymize Menüleiste

Dokumente anonymisieren mit anymize.ai

Das ist der eigentliche Kern von anymize. Du lädst ein PDF-, Word- oder Excel-Dokument hoch. anymize fragt, ob du es anonymisieren möchtest. Du klickst auf Ja. Die KI analysiert das Dokument – und hat keine echten Personendaten gesehen.

Ein konkretes Beispiel für deinen Beratungsalltag: Du hast nach einem Workshop einen Ergebnisbericht mit echten Teilnehmerzitaten und Namen. Du willst daraus eine Management-Präsentation erstellen. Mit anymize lädst du den Bericht hoch, lässt ihn anonymisieren, die KI erstellt die Zusammenfassung und die Originalnamen erscheinen im Ergebnis wieder, weil anymize die Platzhalter zurücksetzt.

Du kannst dem Dokument auch direkt Fragen stellen oder bestimmte Abschnitte analysieren lassen. Ergebnisse exportierst du als PDF, HTML oder Markdown.

Beim Upload hast du außerdem die Wahl: direkte Datei, YouTube-Link oder Website-URL. Für Website-Zugriffe weist anymize darauf hin, dass keine Anonymisierung stattfindet – weil es sich um öffentliche Inhalte handelt.

Das ist sinnvoll, wenn du allerdings ein Modell von anymize.ai verwendest, bist du auch hier auf der sichereren Seite, denn auch öffentliche Inhalte sollte man nicht einfach so in eine KI kippen.

05 2026 anymize De-Anonymisieren

05 2026 anymize Chat Dokument anonymisiert

05 2026 anymize Chat Dokument anonymisiert Nachfrage

05 2026 anymize Beispiel Anonymisierung

05 2026 anymize automatische Anonymisierung

05 2026 anymize Ansicht anonymisiert

05 2026 anymize Anonymisierung 1

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Apps: Transkription und Übersetzung von anymize.ai

Die Live-Transkription funktioniert direkt im Browser. Du sprichst, anymize verschriftlicht – und anonymisiert dabei. In meinem Test hat das gut funktioniert, das Tool hat Sprecher erkannt und sauber getrennt.

Du kannst die Browser-Anwendung auch mit deinem Smartphone verbinden. Du scannst den QR-Code und erhältst per Mail einen Code und somit kannst du auf dem Smartphone diktieren. Eine Funktion, die viele lieben werden 😉.

Kleiner Hinweis aus eigener Erfahrung: Das Transkript vom Smartphone erscheint nicht auf dem Handy. Es landet in der Browser-App unter Apps/Dokumente. Ich hatte das zunächst nicht gefunden und die Funktion zur Fehlermeldung genutzt, um nachzufragen. Die Antwort kam an einem Sonntag innerhalb von 30 Minuten. Das war fix 😀.

Texte und Audiodateien lassen sich auch übersetzen und zwar mit DeepL, das das beste und ein deutsches Tool dafür ist. Und alles ist vorher anonymisierbar. Praktisch, wenn du internationale Kundendokumente bearbeitest.

05 2026 anymize Wissensdatenbank 1

05 2026 anymize Wissensdatenbank 2

05 2026 anymize Wissensdatenbank

05 2026 anymize Übersetzung

05 2026 anymize anonymisierte Transkription

Wissensdatenbank in anymize.ai

Anstatt bei jedem Chat deine wichtigsten Dokumente neu hochzuladen, legst du eine Wissensdatenbank an. Name, kurze Beschreibung, Dokumente hinzufügen und fertig. Ich kenne das Prinzip aus Mistral und finde es sehr hilfreich. [Mistral.AI, datenschutzkonforme KI-Alternative].

Warum das sinnvoll ist: Je mehr Kontext du in einen einzelnen Chat packst, desto teurer wird es (Token-Kosten steigen mit der Kontextlänge) und desto schlechter wird die Qualität. KI-Modelle übersehen Informationen in der Mitte langer Texte. Das nennt sich Lost-in-the-Middle-Phänomen.

Praktisch für dich als Beraterin oder Berater: Leg für jedes Kundenprojekt eine Wissensdatenbank an mit Briefing, bisherigen Ergebnissen, Zieldefinitionen. Die KI kennt dann den Kontext, ohne dass du ihn jedes Mal neu eingeben musst.

05 2026 anymize Wissensdatenbank

05 2026 anymize Wissensdatenbank 2

05 2026 anymize Wissensdatenbank 1

05 2026 anymize Gedächtnis 2

05 2026 anymize Gedächtnis 1

05 2026 anymize Wörterbuch

05 2026 anymize Wörterbuch mit Eintrag

05 2026 anymize Wörterbuch Eintrag

Gedächtnis und Anonymisierungswörterbuch in anymize.ai

In den Einstellungen kannst du der KI mitteilen, was sie über dich wissen soll – zum Beispiel, dass du Beraterin oder Berater für Persönlichkeitsentwicklung bist. Das beeinflusst die Antworten.

Die Gedächtnis-Funktion: anymize kann sich Chats merken und lernt dich so besser kennen. Du kannst das Gedächtnis jederzeit an- oder ausschalten. Praktisch: Du kannst sogar bestehende Gespräche nachträglich ins Gedächtnis aufnehmen.

anymize bietet außerdem einen Prompt an, mit dem du dein Gedächtnis aus anderen KI-Tools importieren kannst – also Erinnerungen aus ChatGPT oder Claude in anymize übertragen. Ich habe gehört, dass man den Import sorgfältig prüfen und bereinigen sollte, damit kein Wirrwarr entsteht.

Und dann gibt es noch das globale Anonymisierungswörterbuch: Du kannst Einträge hinterlegen, z.B. bestimmte Firmennamen, Codewörter oder wiederkehrende Begriffe, die anymize bei jeder Anonymisierung automatisch berücksichtigt. Import per CSV oder manuell. Ein durchdachtes Detail.

De-Anonymisierung in anymize.ai

Einen eigenen Bereich gibt es auch für die De-Anonymisierung: Dort kannst du anonymisierte Texte wieder in lesbare Originale zurückverwandeln. Ich persönlich fände es intuitiver, das direkt dort machen zu können, wo ich auch anonymisiert habe, aber habe ich die Funktion noch nicht ganz verstanden 🤔.

Konnektoren von anymize.ai

Die Konnektoren sind aktuell noch Beta-Funktion, und die Auswahl ist noch überschaubar. Ich habe testweise Microsoft 365 verbunden, da ich die Microsoft Apps aus meiner Angestelltenzeit mitgenommen hatte. Daher bin ich also mein eigener Admin und konnte die Freigaben selbst erteilen. Die Verbindung hat problemlos funktioniert.

Ehrlich gesagt, weiß ich aber nicht, wie ich die Anbindung nutzen soll und ob ich das über einen Prompt im Chat auslöse.

Deshalb freue ich mich auf eines der Webinare, die anymize.ai anbietet. Falls dich anymize.ai interessiert, findest du hier die Daten und Zeiten: https://anymize.ai/webinare.

Alle Konnektoren laufen über das anymize Fountain-Modell. Ich bin gespannt, welche Integrationen noch kommen.

05 2026 anymize De-Anonymisieren

05 2026 anymize Compliance

05 2026 anymize Artefakte

05 2026 anymize Integrationen

05 2026 anymize Make Szenario

05 2026 anymize Installation anymize in Make

05 2026 anymize Installation anymize in Make 3

05 2026 anymize Installation anymize in Make 2

Artefakte in anymize.ai

Unter Artefakten findest du fertige Ergebnisse, die im Chat entstanden sind wie Code, Webseiten, Dokumente, Bilder.

Ich habe auch die Bildgenerierung kurz getestet: Mit dem super einfachen Prompt „Erstelle eine Grafik zum Vorteil von E-Mail-Marketing gegenüber Social Media habe ich ChatGPT, Fountain 1.0 und Gemini 2.5 Flash verglichen. Auch hier ist es wirklich praktisch, verschiedene Modelle direkt gegenüberzustellen.

05 2026 anymize Anymize Fountain1-0

05 2026 anymize Gemini 2-5 Flash

Make.com-Integration von anymize.ai

Für alle, die Automationen bauen: anymize bietet unter anderem ein eigenes Make.com-Modul (ich arbeite lieber mit Make.com als mit Zapier oder n8n. Du installierst es in Make.com, verbindest es mit deinem API-Key, den du unter „Developer“ findest in anymize.ai, und kannst in jedem Szenario automatisch anonymisieren, bevor Daten an ChatGPT, Claude oder andere Tools weitergeleitet werden.

Das heißt: Jeder Workflow, bei dem Kundendaten durch KI-Tools laufen, bleibt DSGVO-konform. Ich muss es erst noch fertig einrichten in Make.com, aber überhaupt die Möglichkeit finde ich praktisch, denn jetzt ist die Verwendung von KI in Automatisierungen sicher.

Dafür brauchst du jedoch den Professional-Plan mit API-Zugang.🤷‍♀️

Natürlich gibt es nicht nur eine Make.com Integration, sondern für die meisten gängigen Tools in diesem Bereich.

Eigene KI-Modelle von anymize.ai: Fountain und Waterfall

anymize bietet auch eigene KI-Modelle an: Waterfall und Fountain, basierend auf QAN 3.5. Beide sind in Deutsch trainiert und laufen ausschließlich auf deutschen Servern.

Wann ist das relevant? Wenn Anonymisierung den Datenwert zerstören würde – zum Beispiel bei Code, SQL-Abfragen oder strukturierten Daten ohne Personenbezug. Dann nutzt du direkt Fountain oder Waterfall. Die Daten verlassen Deutschland nicht.

Compliance-Features in anymize.ai für Teams

Wer anymize im Team nutzt, bekommt deutlich mehr Kontrolle. Admins können vier Compliance-Policies für den gesamten Workspace festlegen:

Dokument-Anonymisierung erzwingen
Prompt-Anonymisierung erzwingen
Vier-Augen-Prinzip aktivieren: manuelle Prüfung vor dem Senden
12-Sekunden-Countdown: Nutzerinnen und Nutzer können die anonymisierte Version nochmals prüfen, bevor sie abgeschickt wird

Das macht Sinn für Kanzleien, Arztpraxen oder Beratungsunternehmen, in denen mehrere Personen mit sensiblen Daten arbeiten und nicht jede Person selbst entscheiden soll, ob sie anonymisiert oder nicht.

Dazu kommen fünf Aufbewahrungsmodi pro Workspace: Sofort löschen, 24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage oder unbegrenzt. Nach Ablauf der Frist werden die Verknüpfungen zu den Originaldaten automatisch entfernt. Eine Re-Identifikation ist dann nicht mehr möglich.

anymize unterstützt außerdem die Anforderungen verschiedener Berufsordnungen: DSGVO und BDSG, § 203 StGB, § 43e BRAO, § 26a BNotO sowie Berufsordnungen für Medizin, Psychotherapie und Steuerberatung.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und BRAO-Einverständniserklärung sind übrigens direkt im Produkt hinterlegt, so ist kein separater Prozess, kein Nachfragen danach nötig.

Preise von anymize.ai

Drei Einzelpläne, ein transparentes Credit-System.

Starter: 20 Euro / Monat

Ca. 600.000 Credits – das entspricht rund 600 Seiten a 750 Wörtern. Inklusive Chat im Browser, Dokumentenanonymisierung und E-Mail-Support. Credits können nachgekauft werden.

Professional: 49 Euro / Monat

2,5-mal mehr Credits als der Starter und API-Zugang. Die richtige Wahl, wenn du Workflows in Make.com oder Zapier aufbauen oder anymize in eigene Systeme einbinden willst.

Für mich als Einzelunternehmerin ist das allerdings echt eine Überlegung, denn der Sprung von 20 zu 49 € ist recht groß, um hauptsächlich Zugang zur API zu bekommen.

Plus: 129 Euro / Monat

Ca. 5.000 Seiten Credits. Persönlicher Ansprechpartner, garantierte Verfügbarkeit, günstigere Nachkaufpreise für Credits.

Wie funktionieren Credits? Eine Seite mit ca. 750 Wörtern verbraucht rund 750 Credits. Chat-Anfragen werden separat gezählt, sie gehen nicht von den Credits ab. Die Chat-Limits setzen sich alle fünf Stunden zurück.

Was ich wirklich gut finde: Ungenutzte Credits bei Einzelplänen verfallen nicht sofort, sondern sind zwölf Monate gültig.

Und das Testen: 14 Tage kostenloser Zugang zu allen Funktionen, keine Kreditkarte, keine automatische Verlängerung. Das Konto pausiert nach der Testphase einfach. Ich finde das angenehm unkompliziert.

05 2026 anymize Preise Teampläne

05 2026 anymize Preise Einzelnutzer und Freelancer

Für wen lohnt sich anymize.ai?

Das Tool richtet sich primär an Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen wie Rechtsbranche, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Steuerberatung, HR und öffentlicher Sektor.

Aber ehrlich gesagt: Ich finde diese Eingrenzung zu eng gedacht.

Wenn du als Beraterin oder Berater mit Kundendaten arbeitest und das tust du fast zwangsläufig, dann bist du betroffen. Auch wenn du keine Ärztin bist und keinen § 203 StGB-Beruf ausübst.

Ich arbeite selbst mit den Daten meiner Kunden. Auch wenn ich vorsichtig bin, rutscht mir ab und zu ein personenbezogener Datensatz durch und landet irgendwo in Amerika oder in China. Dieses Problem löst anymize und ich habe keine Bauchschmerzen mehr, wenn ich KI nutze.

Was mich außerdem überzeugt hat: Das Tool ist einfach gehalten, du brauchst keine IT-Ausbildung. Du meldest dich an, siehst das Dashboard – und es ist sofort klar, was zu tun ist.

FAQ

Was bedeutet DSGVO-konform bei anymize konkret?

anymize verarbeitet alle Daten in deutschen Rechenzentren (Hetzner, ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert). Personenbezogene Daten werden vor dem Senden anonymisiert, damit fallen sie nicht mehr unter den Schutzbereich der DSGVO. AVV und BRAO-Einverständniserklärung sind direkt im Produkt verfügbar, keine separate Anfrage nötig.

Kann ich anymize kostenlos testen?

Ja. 14 Tage kostenloser Zugang zu allen Funktionen, keine Kreditkarte, keine automatische Verlängerung. Das Konto pausiert nach der Testphase einfach. Kein Kündigungsaufwand.

Brauche ich technisches Know-how, um anymize zu nutzen?

Nein. anymize ist eine reine Browser-Anwendung: keine Installation, kein IT-Projekt. Die Anonymisierung läuft – wenn gewünscht – automatisch. Für die Make.com- oder Zapier-Integration brauchst du Grundkenntnisse in Workflow-Automatisierung, aber das Tool selbst ist auch ohne diese intuitiv bedienbar.

Was passiert, wenn die KI meine anonymisierten Daten zurückschickt?

anymize setzt die Originaldaten in der Antwort wieder ein und du siehst das Ergebnis mit echten Namen und Begriffen. Die KI hat zu keinem Zeitpunkt die echten Daten gesehen. Die Zuordnung wird nach dem von dir eingestellten Aufbewahrungsmodus automatisch gelöscht.

Ist anymize auch für Soloselbstständige sinnvoll?

Ja. Bereits der Starter-Plan für 20 Euro enthält alle Kernfunktionen. Credits bei Einzelplänen sind zwölf Monate gültig – kein Druck, alles sofort aufzubrauchen. Wenn du Wert auf die API-Anbindung legst, dann brauchst du allerdings den Professional Plan.

Finale Gedanken

anymize löst ein reales Problem auf eine elegante Art. Es setzt nicht voraus, dass du selbst immer aufpasst. Es hilft dir dabei und zwar zuverlässig.

Wenn du beruflich mit sensiblen Daten arbeitest und gleichzeitig KI nutzen willst, ohne dir dabei ein schlechtes Gewissen zu machen, dann schau dir das Tool an. 14 Tage, keine Kreditkarte, kein Risiko.

Du fragst dich, wie du KI-Tools sinnvoll in deinen Beratungsalltag integrieren kannst, ohne Technikstress und ohne Datenschutzsorgen? Buch dir einen kostenlosen Kennenlern Call. Wir schauen gemeinsam, was zu dir passt.

Dies ist eine Momentaufnahme. Die Konnektoren sind aktuell noch Beta-Funktion, neue Modelle kommen laufend dazu. Stand: Mai 2026

Stell dir vor, du könntest dein E-Mail-Marketing endlich mühelos meistern – Kampagnen, die wirklich Ergebnisse bringen, Automationen, die dir Zeit schenken, und Abonnentinnen und Abonnenten, die begeistert kaufen.

Als Entlastungspartnerin unterstütze ich Solopreneure – mit und ohne Team im Bereich Marketing, Technik und Businessalltag.

Buch dir einfach einen Termin in meinem Online-Kalender, wenn du wissen willst, wie ich dich entlasten kann.

Diesen Text habe ich mit Unterstützung von KI erstellt.

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Tipps-Migration-MailerLite-Classic-zu-MailerLite-Lite

Sun, 10 Dec 2023 21:51:00 +0000

Die Migration von MailerLite Classic zu MailerLite Lite: was du beachten solltest.

Einleitung

Die Migration von einer E-Mail-Marketing-Plattform zur anderen kann eine komplexe Aufgabe sein, auch wenn es sich nur darum handelt, innerhalb von MailerLite umzuziehen. In diesem Blog-Beitrag geht es um die Migration von MailerLite Classic zu MailerLite Lite und die Herausforderungen sowie wichtige Aspekte, die dabei zu berücksichtigen sind.

1. Warum von MailerLite Classic zu MailerLite Lite migrieren?

MailerLite hat im Frühjahr 2022 MailerLite Lite eingeführt, eine neue Version ihrer E-Mail-Marketing-Plattform. Allerdings handelt es sich um 2 völlig unabhängige Systeme, so dass es doch etwas Arbeit macht, zu migrieren.

Man konnte bisher problemlos MailerLite Classic benutzen, doch im Sommer 2023 kündigte MailerLite an, die kostenlose Version abzuschalten.

Dies bedeutet, dass man entweder auf den kostenpflichtige Classic-Plan upgradet oder auf die kostenlose Lite-Version migriert.

Warum solltest du auf MailerLite Lite migrieren?

Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: MailerLite Lite bietet eine überarbeitete Benutzeroberfläche und ein intuitives Design, das die Verwendung der Plattform vereinfacht.

Erweiterte Funktionen: Lite bietet neue Funktionen und Verbesserungen, die in der klassischen Version nicht verfügbar waren, wie zum Beispiel erweiterte Automatisierungen und personalisierte Inhalte.

Bessere Leistung: Lite wurde entwickelt, um eine bessere Leistung und Stabilität zu bieten, was zu einer verbesserten Zustellbarkeit und Effektivität der E-Mails führt.

Kostenoptimierung: Lite bietet flexible Preisgestaltungsoptionen basierend auf der Anzahl der Abonnenten, was es für kleine Unternehmen erschwinglicher macht.

Natürlich gibt es in der kostenlosen MailerLite Lite – Version einige Einschränkungen im Gegensatz zur Classic-Version.

In meinem Beitrag für OMT habe ich eine umfangreiche Beschreibung zu MailerLite Lite in der kostenlosen Version erstellt. Schau gern mal rein: Ist MailerLite das richtige Tool für Dich? (omt.de)

2. Herausforderungen bei der Migration

Die Migration von MailerLite Classic zu MailerLite Lite kann einige Herausforderungen mit sich bringen. Ich hatte bis vor kurzem die kostenlose Classic-Version genutzt und habe die Migration durchgeführt. Deswegen kann ich dir dazu einige Tipps geben.

a) Datenmigration
Zur Datenmigration gehören Abonnentenlisten, Kampagnen, Vorlagen und Automatisierungsregeln. Tatsächlich werden nur wenige Daten migriert. Dies bedeutet, dass du Daten manuell herunterladen und zur Dokumentation speichern musst.

b) Anpassung von Vorlagen und Kampagnen
Die Vorlagen und Kampagnen in der klassischen Version können zwar migriert werden. Allerdings wird meistens der Legacy Builder (der „alte“ Editor) beibehalten, so dass du die neuen Funktionen nicht nutzten kannst. Dies bedeutet, dass du Vorlagen doch neu erstellen muss, um den neuen Editor nutzen zu können. Dies erfordert Zeit und Ressourcen, auch um sicherzustellen, dass alle Vorlagen und Kampagnen reibungslos funktionieren.

c) Schulung des Teams
Wenn du ein Team hast, sollte dieses natürlich für die Anwendung von MailerLite Lite geschult werden. Gleichzeitig kommt hier eine Stärke der Plattform zum Tragen: die Bedienerfreundlichkeit bzw. die intuitive Nutzung.

d) Überprüfung der Automatisierungsregeln
Bei der Migration müssen alle Automatisierungsregeln überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin ordnungsgemäß funktionieren. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle automatisierten Workflows und Trichter korrekt konfiguriert sind, um den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen sicherzustellen. Im Zweifelsfall müssen alle Nachrichten in den Automationen erneuert werden, da sie nicht auf dem neuen Editor basieren.

e) Überwachung der Zustellbarkeit
Nach der Migration solltest du die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails überwachen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin erfolgreich zugestellt werden. Dies kann durch Überwachung der Öffnungs- und Klickraten sowie durch Analyse von Zustellberichten erfolgen. Aber auch beim Thema Zustellbarkeit ist MailerLite sehr zuverlässig.

3. Wichtige Aspekte bei der Migration

Um erfolgreich von MailerLite Classic zu MailerLite Lite zu migrieren, solltest du die folgenden wichtigen Aspekte berücksichtigen:

a) Vorbereitung und Planung
Eine gründliche Vorbereitung und Planung sind entscheidend für eine reibungslose Migration. Identifiziere die Daten, die migriert werden müssen, erstellen Sie einen Migrationsplan und stelle sicher, dass du genügend Zeit für die Durchführung der Migration einplanst.

b) Überprüfung der Datenintegrität
Vor der Migration solltest du sicherstellen, dass alle Daten in der klassischen Version korrekt sind. Überprüfe Abonnentenlisten, Kampagnen und Vorlagen auf Richtigkeit und aktualisiere sie bei Bedarf und nutze die Möglichkeit, dich von „Altlasten“ zu trennen.

c) Testmigration
Eine Testmigration kannst du nur insofern vornehmen, als dass du nur die „Subscriber“ migrierst. Diesen Schritt kannst du mehrfach wiederholen. Alle anderen Schritte nur einmal.

d) Schulung
Wenn du ein Team hast, dann schule es rechtzeitig auf die neuen Funktionen und das Design von MailerLite Lite. Aber wie gesagt, MailerLite ist sehr intuitiv. Einen Team-Zugang gibt es bei MailerLite Lite übrigens nur in der kostenpflichtigen Version.

e) Post-Migrationsüberprüfung
Nach der Migration solltest du natürlich deine Listen, Kampagnen und Automatisierungen überprüfen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Überwache auch die Leistung deiner E-Mails, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich zugestellt werden.

f) Unterstützung durch Experten
Wenn du unsicher bist oder Hilfe benötigst, zögere nicht, dich an den Support von MailerLite oder mich zu wenden.
Apropos Support: den gibt es in der kostenlosen MailerLite Lite-Version leider nicht. Es wird auf die Hilfe-Seiten oder die Community verwiesen.

Fazit:

Die Migration von MailerLite Classic zu MailerLite Lite ist technisch überhaupt kein Problem. Wie immer liegt der Teufel im Detail 😉

Ich habe für dich eine Checkliste für 0 Euro, was du beachten musst vor der Migration:

Wenn du noch mehr Unterstützung für dein E-Mail-Marketing benötigst, stehe ich dir gerne zur Verfügung. Buche jetzt ein Kennenlerngespräch mit mir und wir können besprechen, wie ich dich bei deinen E-Mail-Marketing-Bemühungen unterstützen kann. Gemeinsam werden wir deinem Business einen Schub verleihen und erfolgreich durchstarten!

Danke, dass du diesen Blogbeitrag gelesen hast und viel Erfolg bei deinem E-Mail-Marketing, wenn du mit deinem Newsletter startest!

Hier geht es zu meiner Dienstleistung „Unterstützung im E-Mail-Marketing“: E-Mail-Marketing/Newsletter Unterstützung

Ich habe ehrlich versucht, in meinen vorherigen Beiträgen korrekt zu gendern, aber aufgrund der besseren Lesbarkeit und einfacheren Verständnisses habe ich beschlossen, eine einfache Ansprache zu wählen bzw. so gut es geht, neutrale Begriffe zu benutzen. Ich möchte damit ausdrücklich niemand ausschließen!

Der Beitrag Tipps-Migration-MailerLite-Classic-zu-MailerLite-Lite erschien zuerst auf Michaela Platte.

kurzer Überblick ActiveCampaign

Thu, 07 Apr 2022 15:20:10 +0000

Willst du dir einen kurzen Überblick über ActiveCampaign verschaffen?

Dann bist du hier richtig 👍. Man kauft ja nie gern die Katze im Sack – ich auch nicht – und da kann so ein kleiner Überblick über eine Software wie ActiveCampaign hilfreich sein.

In einem vorherigen Blogbeitrag hatte ich ja erzählt, dass ich eher ungeplant mit dem Thema E-Mail Marketing in Berührung gekommen bin.
Eigentlich hatte das schon mit einem meiner ersten Kunden angefangen, der sich selbst um seinen Newsletter und Blogbeiträge kümmerte. Er erwähnte nur, dass er ActiveCampaign als Tool nutzen würde und gab mir den Zugang, weil ich ab und zu Kontakte ergänzen oder pflegen sollte.
Das war jetzt nicht schwer, gleichzeitig war ich neugierig, ActiveCampaign besser kennenzulernen.
Kennst du das, wenn du stundenlang nach sinnvollen Tutorials im Netz suchst? Auf YouTube bin ich fündig geworden und ich habe mir irgendwann noch Basiskurse und dann Kurse für Fortgeschrittenere gekauft.
ActiveCampaign hat so unglaublich viele Möglichkeiten und ich lerne immer noch regelmäßig dazu. Am liebsten habe ich ja handfeste, praktische Beispiele und Tipps, die ich dann meistens einfach mal ausprobiere.
Hier möchte ich dir einen ersten Überblick über ActiveCampaign geben, so dass du einen Eindruck bekommst und abwägen kannst, ob dies das Tool deiner Wahl für dich ist bzw. wie es sich „anfühlt“.

Grundsätzliche Überlegungen

Aber erstmal solltest du ein paar grundsätzliche Überlegungen anstellen, wenn du noch auf der Suche nach einem E-Mail Marketing Tool bist. Diese Kriterien sind u.a. wichtig bei der Auswahl einer Software:

Funktionalitäten
Autoresponder bzw. automatische Mailsequenz
Double-Opt In (Bestätigungsprozess laut DSGVO)
Import-/Exportmöglichkeit von Mail-Adressen
Usability (Anwenderfreundlichkeit)
Serverstandort
Statistiken/Reports
Responsiveness (gut lesbar auf mobilen Geräten)
Support
Sprache
Website-Integrationen
Schnittstellen zu anderer Software
Preis-/Leistungsverzeichnis
Einschränkungen in unterschiedlichen Kostenplänen
Extras

Wenn du dir darüber Gedanken gemacht hast, helfen dir Tool-Vergleiche weiter.

Einen super Vergleich von 4 Tools bekommst du auf der Seite von Finn Hillebrandt: https://www.blogmojo.de/newsletter-tools/

Er erklärt die Unterschiede sowie Vor- und Nachteile und auf seiner Seite gibt es noch viele andere nützliche Beiträge 😉.

Falls dir das noch nicht reicht, habe ich hier noch einen anderen Blogbeitrag, in dem 6 Tools miteinander verglichen werden: https://onlinemarketing-mastermind.de/software-tools/newsletter-tools-email-marketing-software-vergleich/

Und dann habe ich noch einen Beitrag gefunden, der sich mit wichtigen Kriterien einer E-Mail Marketing Software beschäftigt:

https://www.inxmail.de/wissen/knowledge-base/grundlagen-und-strategie/newsletter-software-auswaehlen

Kommen wir jetzt aber mal zu ActiveCampaign selbst!

ActiveCampaign Anmeldung:

Über diese Website kannst du dich bei ActiveCampaign anmelden: https://www.activecampaign.com/de und sogar eine kostenlose Testphase nutzen.

Wenn du dich angemeldet hast, erhältst du eine Bestätigungsmail mit deinem Zugang, das solltest du dir gut merken bzw. abspeichern und sieht bei mir so aus: michaelaplatte.activehosted.com.

Ursprünglich waren hinter meinem Namen noch einige Zahlen, aber man kann den Support unter help@activecampaign.com anschreiben und um Änderung des Kontonamens bitten. Das sollte man eigentlich sofort machen, um gleich Mails mit dem richtigen Account-Name verschicken zu können.

In diesem PDF findest du Information zur Anmeldung.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Inhalt entsperren

Weitere Informationen

ActiveCampaign Startseite:

Auf der Startseite – dem Dashboard – findest du einen Überblick über aktuelle Aktivitäten, Hilfestellungen/-artikel von ActiveCampaign und natürlich das Menü auf der linken Seite.

Über das Menü kommst du zu den einzelnen Funktionen:

Erste Schritte
Kontakte
Kampagnen
Automatisierungen
(Deals)
(Conversations)
Listen
Website
Berichte

Je nach Preislevel erhältst du mehr oder weniger Features.

Jedes Menü hat ein Untermenü mit weiteren Funktionalitäten, die ich dir im Folgenden kurz zeige.

Inhalt entsperren

Weitere Informationen

ActiveCampaign Kontakte:

Am wichtigsten ist das Untermenü „Kontakte“, wo dir alle Kontakte angezeigt werden – egal, ob aktiv, unbestätigt, abbestellt oder bounced (dies bedeutet, dass die Mail nicht zugestellt werden konnte).

Hier kannst du nach Herzenslust filtern nach Tags, Listen etc. Oder du nutzt das Suchfeld, wenn du bestimmte Kontakte finden möchtest. Du kannst über das kleine Zahnrad rechts die Ansicht der Spalten ändern und per Klick auf den Namen eines Kontakts gelangst du in die Einzelkontaktansicht mit allen in ActiveCampaign vorhanden Informationen.

Ein weiteres – immer benötigtes – Untermenü ist „Tags“. Hier erstellst du Tags, kannst sie löschen, zusammenführen oder suchen. Die Tags sind wie Post-its mit kleinen Informationen, die du an den Kontakt klebst. Mit den Tags kannst du später die Kontakte segmentieren, d.h. in Gruppen einteilen und dann ganz zielgerichtet anschreiben.

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ActiveCampaign Kampagnen – also Newsletter/Mails:

Im Bereich Kampagnen kannst du neue Mails als Newsletter anlegen, dir eine Liste der vergangenen Kampagnen ansehen und Reports dazu erhalten. Unter „Vorlagen verwalten“ legst du deine eigenen Vorlagen an oder nutzt Vorlagen, die ActiveCampaign dir zur Verfügung stellt.

Unter „Archiv ansehen” findest du eine Übersicht aller deiner versendeten Kampagnen – filterbar nach Liste, an die verschickt wurde. Den Link dazu kann man weitergeben, wenn man jemand Zugriff auf ältere Newsletter geben möchte.

Mein Archiv sieht z.B. so aus: https://michaelaplatte.activehosted.com/archive/1

– nicht sonderlich hübsch und ich weiß auch nicht, ob das großartig genutzt wird 🤷‍♀️.

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ActiveCampaign Automatisierungen:

Unter „Automatisierungen“ findet und erstellt man alle Automationen. Hier kann man auch wieder suchen, filtern, löschen oder de-/aktivieren.

Im Untermenü „Nachrichten verwalten“ findet man alle Nachrichten/Mails, die sich in den einzelnen Automationen befinden. Man kann sie lesen, bearbeiten oder löschen an diesem Ort und muss nicht in die Automation selbst gehen.

Die Automationskarte finde ich nützlich, weil sie die Zusammenhänge der einzelnen Automationen aufzeigt. Gerade bei Verschachtelungen sehr hilfreich 👍.

ActiveCampaign Listen:

Unter „Listen“ kann man u.a. Listen erstellen, umbenennen oder auch löschen. Man kann Kontakte importieren und je Liste ansehen. Listen werden u.a. dazu genutzt, Kontakte unterschiedlich einzuteilen und verschiedene Kampagnen an verschiedene Listen zu schicken.

Das Untermenü „Felder verwalten” ist wichtig, da hier benutzerdefinierte Felder erstellt werden können, die helfen, weitere – individuelle – Informationen zum Kontakt hinzuzufügen.

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ActiveCampaign Formulare:

Über die Formulare holen wir uns die Kontakte auf unsere E-Mail Listen. Hier in diesem Bereich erstellen wir die Formulare für die Anmeldungen zu unserem Newsletter, unserem Lead Magnet, zu Webinaren, Workshops und so weiter.

Über das Formular wird auch das Double Opt-In abgewickelt, das ist die von der DSGVO vorgegebene doppelte Bestätigung, dass der Kontakt sich wirklich angemeldet hat und Nachrichten von uns erhalten möchte.

In ActiveCampaign sind die Gestaltungsmöglichkeiten der Formulare nicht so groß. Man könnte aber auch – wenn man eine WordPress-Seite mit z.B. Divi oder Elementor hat – ActiveCampaign anbinden und dann die Formulare auf der Website nehmen. Alternativ gibt es auch noch weitere Tools, wie z.B. Optinmonster https://optinmonster.com mit denen man ganz ausgefeilte Formulare erstellen kann.

Grundsätzlich kann man die Basisvorgaben von ActiveCampaign nutzen, schöner und individueller ist es jedoch, auf seiner Website eine „fast geschafft“ und „danke“-Seite zu erstellen und auf diese Seiten entsprechend weiterzuleiten.

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ActiveCampaign Kontoeinstellungen:

In diesem Bereich werden die ersten Einstellungen zum Konto vorgenommen:

Adresse
Benutzer (weitere Benutzer mit eigenem Zugang können angelegt werden)
Benachrichtigungen, die man erhalten möchte
Verwalten und Daten und Feldern
Information zur Domain und Format von Datum und Zeit
unter Entwickler findet man die API. Diese Information wird benötigt und ActiveCampaign mit einer anderen Software wie z.B. elopage zu verbinden
unter Sicherheit wird die Multi-Faktor-Authentifizierung eingestellt
außerdem ist es wichtig, den Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen!

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ActiveCampaign Schnittstellen/Apps:

In diesem Artikel wird sehr gut beschrieben, wie man ActiveCampaign dsgvo-konform nutzen bzw. einrichten kann:

https://www.iubenda.com/de/help/37021-activecampaign-und-die-dsgvo-wie-sie-gesetzeskonform-werden-koennen

Ich hoffe, dass du jetzt eine grobe Vorstellung davon hast, was ActiveCampaign ist und wie du es in der einfachsten Version verwenden kann.

ActiveCampaign selbst hat auch eine University mit sehr vielen Tutorials und Hilfetexten – nicht alles ist allerdings auf Deutsch übersetzt: https://www.activecampaign.com/learn

Hast Du das Gefühl, das ist alles zu viel für dich? Oder du hast nicht die Zeit und die Lust, dich tiefer in ActiveCampaign einzuarbeiten?

Dann lass uns doch mal unverbindlich miteinander sprechen, wie ich dich sinnvoll und flexibel entlasten kann.

Arbeite AN anstatt IN deinem Business!

Nutze die Zeit und bringe dein Unternehmen voran.

Ja, ich will!

Der Beitrag kurzer Überblick ActiveCampaign erschien zuerst auf Michaela Platte.

meine Erfahrungen mit MS Teams Teil 2

Mon, 30 Nov 2020 10:50:00 +0000

Meine Erfahrungen mit MS Teams - Teil 2

Es ist der Wahnsinn, was sich in MS Teams seit meinem letzten Eintrag getan hat 👍

Vieles wurde verbessert und vieles wurde ergänzt. Um sicherzugehen, dass Sie immer auf dem aktuellen Stand sind, sollten Sie ab und zu die Desktopanwendung aktualisieren, indem Sie nach Updates suchen.

Einige Dinge werde ich in diesem Artikel wiederholen, aber da sich wie gesagt einiges geändert hat, lohnt sich der Blick bestimmt.

Los gehts mit MS Teams:

Zunächst schauen wir mal, was sich hinter unserem Avatar verbirgt 😉. Eine ganz wichtige Funktion ist, nach Updates zu suchen.

Das mögliche Update läuft im Hintergrund und man kann MS Teams in der Zwischenzeit problemlos benutzen.

In Gespeichert werden alle Nachrichten, die ich gespeichert habe, „aufbewahrt“ – dort habe ich sie auf einen Blick parat. Die gespeicherten Nachrichten kann ich mir zwar auch über den Feed/Aktivitäten filtern und das schauen wir uns das nächste Mal genauer an 😀.

Verfügbarkeit einstellen in MS Teams

Hier kann man manuell einstellen, ob man verfügbar ist – normalerweise zieht sich MS Teams die Info aus dem Kalender
wenn man in einer Besprechung ist, wird der Status automatisch auf „beschäftigt“ umgestellt

Statusmeldung einrichten

Man kann eine Statusmeldung einstellen, so dass sie Details enthält, die andere in Teams sehen sollen. Dadurch erhalten andere mehr Informationen über meine Aktivitäten/Verfügbarkeiten.
Wenn ich aber in Teams eine Statusnachricht festsetze, wird meine automatische Abwesenheitsantwort, die ich in Outlook festgesetzt habe, nicht angezeigt

Einstellungen in MS Teams

Wenn wir schon bei „Einstellungen“ sind, können wir dort auch einen Blick drauf werfen.

Unter „Allgemein“ kann man auswählen, ob die Anwendung automatisch starten oder im Hintergrund geöffnet werden soll.

Ich habe z.B. ausgewählt, dass die Anwendung beim Schließen weiter ausgeführt werden soll. Dies heißt, dass ich Benachrichtigungen erhalte, falls ich das unter „Benachrichtigungen“ eingestellt habe. So ganz zuverlässig funktioniert das nicht bei mir, ich vermute allerdings, dass das daran liegt, dass ich in einigen Teams „nur“ als Gast bin. Da werde ich mich mal schlau machen.

Da ich aber auch die App auf meinem iPhone habe, kommen dort die Benachrichtigungen auf jeden Fall zuverlässig an 👍 – egal von welchem Kunden!

Wenn man das Arbeiten in einer anderen Sprache gewöhnt ist, kann man hier die Sprache einfach umstellen.

Ganz wichtig ist meiner Meinung nach auch, die neue Besprechungserfahrung zu aktivieren. Möglicherweise haben die Benutzer, die erst nach Einführung dieser Funktion zu MS Teams gekommen sind, diese Wahlmöglichkeit gar nicht 🤔.

Datenschutz in MS Teams

Wie in anderen Messengern ist es ebenso möglich, Lesebestätigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren oder Kontakte zu blockieren. Wozu das allerdings gut sein soll, bin ich mir nicht ganz sicher 😕.

Umfragen kann man in MS Teams-Meetings inzwischen wunderbar integrieren. Dazu kommt in Kürze eine Beschreibung von mir. Damit man an Umfragen aus MS Teams teilnehmen kann, muss man dies freigeben.

Benachrichtigungen

da ich die meisten Pings und Dings abgestellt habe, finde ich die Funktion, per Mail über verpasste Aktivitäten benachrichtigt zu werden, praktisch
im Abschnitt „Teams und Kanäle“ kann u.a. benutzerdefiniert eingestellt werden, wie und ob man benachrichtigt werden will
da @erwähnungen meistens eine Reaktion durch mich erfordern, habe ich sie bei Chat „Banner und Feed“ als Benachrichtigung eingestellt
am besten probiert man aus, was für einen selbst am besten funktioniert und/oder nimmt als Ergänzung die Handy-App

Geräte

Wenn man mehrere Kameras oder Mikrofone angeschlossen hat, kann man sie u.a. hier auswählen. Die Auswahl ist aber auch während des Meetings über die 3 Punkte und Geräteeinstellungen möglich.

Berechtigungen in MS Teams

Für alle, die MS Teams für sich nutzen, war das jetzt wahrscheinlich weniger interessant, aber man kann nie wissen, wofür man dieses Wissen vielleicht mal braucht 😉.

Hier werden den hinzugefügten Apps Berechtigungen erteilt oder entzogen.

Das muss jeder für sich individuell einstellen.

Anrufe

Unter Voicemail konfigurieren kann man auch Textnachrichten automatisch verschicken lassen.

Einfach mal ausprobieren!

Tipp zu MS Teams

Von Microsoft gibt es ein tolles PDF mit einer Übersicht zu MS Teams: Schnellstarthandbuch https://www.microsoft.com/de-de/berlin/files/Teams-Schnellstarthandbuch.pdf

Wenn man sich dies allerdings anschaut, ohne MS Teams vorher benutzt zu haben, dann wird man damit nicht sonderlich viel anfangen können.

Am besten nimmt man sich dieses Handbuch und probiert alle Schritte mal aktiv aus. Dann wird alles gleich viel verständlicher und man kann sich die Info auch besser merken.

Dies ist die offizielle Microsoft – Seite zu MS Teams.

Da Microsoft wirklich viel dafür tut, um MS Teams zu etablieren, kommen immer neuere oder bessere Features dazu.

D.h. ich werde meine kleine Reihe fortsetzen 😉

Ich kann mit gutem Gewissen sagen, dass ich mich bisher prächtig in MS Teams eingearbeitet habe und meine Kunden hier unterstützen kann.

Mit Unterstützung leichter zum Ziel

Ich entlaste meine Kunden im Tagesgeschäft mit Administration & Organisation. Haben Sie Fragen dazu? Dann schicken Sie mir doch einfach eine Mail an info@michaelaplatte.de oder sichern Sie sich in meinem Kalender gern einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch: Terminvereinbarung.

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mit MS Bookings Termine online buchen

Sun, 13 Sep 2020 08:53:20 +0000

Termine online buchen und planen mit dem Tool MS Bookings

Was ist Microsoft Bookings?

Stell dir vor, dein Terminkalender organisiert sich fast von selbst – keine nervigen E-Mail-Ketten mehr, keine doppelt belegten Slots, kein „Wann passt’s dir?“-Chaos. Genau hier kommt Microsoft Bookings ins Spiel. In dieser MS Bookings Anleitung zeige ich dir, wie du mit ein paar Klicks einen digitalen Empfang einrichtest, der rund um die Uhr Termine entgegennimmt. Ob Beratung, Kennenlerngespräch oder internes Meeting: Terminverwaltung mit MS Bookings ist wie ein persönlicher Assistent, der nie schläft und immer den Überblick behält.

Welche Tools gibt es, um Termine online zu buchen?

Als ich meinen Kalender einrichten wollte, habe ich natürlich geschaut, was es da so gibt:

Dies sind mit die gängigsten, aber es gibt auch deutsche Tools, um Termine zu planen, wie z.B. Terminland.

Hier ist übrigens ein Blogpost, der mehrere Tools informativ vorstellt mit Vor- und Nachteilen sowie einer Videoanleitung und bei mir gibt es auch ein kleines Tutorial zu Calendly.

Ich hatte mich zuerst für Calendly entschieden und genutzt, die Handhabung bzw. Einrichtung war wirklich einfach. Aus Datenschutzgründen wollte ich eigentlich dann zu Terminland wechseln, aber in der kostenlosen Version hatte ich nicht die Möglichkeit, meinen Outlook-Kalender zu synchronisieren – oder ich habe es einfach nicht hinbekommen…🙄

Das war vor einiger Zeit und ich bin froh, diese Terminbuchungsmöglichkeit für meine Website zu haben.

So kann ich dann auch den Link zum Kalender einfach weitergeben, was die Terminfindung enorm erleichtert 😃.

Vorbereitungen: Was du vor dem Start brauchst

Bevor du loslegst, braucht dein digitaler Terminkoordinator ein kleines Setup. Keine Sorge, das ist kein Technik-Dschungel – eher wie dein Werkzeugkasten, den du einmal ordentlich sortierst.

✔️ Microsoft 365 Lizenz: Du brauchst mindestens die Business Standard-Version. Bookings ist darin enthalten – kein Extra-Abo nötig.
✔️ Zugriff aufs Microsoft Admin Center: Falls du Bookings für dein ganzes Team einrichten willst, brauchst du Admin-Rechte.
✔️ Outlook-Kalender: Wenn du willst, dass Bookings automatisch erkennt, wann du verfügbar bist (oder im Meeting steckst), sollte dein Kalender mitlaufen. Spart doppelte Pflege.

Sobald das steht, kannst du loslegen – und deinem Kalender das Leben beibringen.

Erste Einrichtung Schritt für Schritt

Jetzt wird’s praktisch. Du musst kein IT-Profi sein, um MS Bookings einzurichten – ein bisschen Klickarbeit reicht völlig. So legst du los:

Anmelden bei Bookings
Gehe zu https://book.ms und logg dich mit deinem Microsoft-Konto ein. Falls du mehrere Organisationen hast, wähle die richtige aus.
Neuen Buchungskalender erstellen
Klick auf „Kalender erstellen“. Gib deinem Kalender einen Namen – z. B. „Beratungsteam“ oder „1:1 Termine“. Danach legst du die Branche fest. (Klingt formell, ist aber rein informativ.)
Unternehmensinfos hinterlegen
Logo, Adresse, Telefonnummer – dein Kalender soll schließlich ordentlich aussehen. Diese Infos werden später auf deiner Buchungsseite angezeigt.
Geschäftszeiten definieren
Wann bist du verfügbar? Mo–Fr von 9 bis 17 Uhr? Oder nur dienstags nachmittags? Stell die Zeiten ein, die Bookings für Buchungen freigeben darf.

Und zack – dein Grundgerüst steht. Fast wie ein frisch gestrichenes Schaufenster: sauber, einladend, bereit für Termine.

Okay, das war die Kurzversion 😉

Wichtig für alle Solo-Nutzer: Microsoft-Login für Kund:innen

Wenn du MS Bookings mit einem privaten Microsoft-Konto nutzt (also ohne Microsoft 365 Business-Lizenz) oder den persönlichen Kalender, dann gibt’s einen kleinen Haken:
Externe Personen müssen sich einloggen, um einen Termin zu buchen.

Das bedeutet: Wer sich einen Slot bei dir sichern will, braucht ein Microsoft-Konto – oder muss sich eines anlegen. Für viele ist das eine unnötige Hürde, besonders wenn du mit Privatkundinnen arbeitest, die sowas nicht gewohnt sind.

Die Lösung: Nutze MS Bookings über ein Microsoft 365 Business-Konto. Dann funktioniert die Buchung ohne Login – ganz unkompliziert per Link. Für dich stressfreier, für deine Kunden angenehmer.

Wenn du also eingelogged bist bei Microsoft, suchst du dir die App „MS Bookings“. Unter „Alle Apps“ findest du sie, falls die App nicht gleich angezeigt wird.

Hier kannst du wählen, ob du eine persönliche oder eine geteilte Buchungsseite erstellen möchtest.

Ich rate dir zur geteilten Buchungsseite.

Erste Schritte mit MS Bookings

Microsoft bietet einiges an Informationen an, ganz rechts poppt ein Fenster mit einer Erklärung zu den ersten Schritten auf.

Abonniere meinen Newsletter und erhalte hilfreiche Tipps und Informationen zu E-Mail-Marketing und Online-Business.

MS Bookings - Menü- Termine online buchen

Links findest du das Menü mit den einzelnen Unterpunkten, die wir uns der Reihe nach anschauen.

Auf der Buchungsseite kann man alle notwendigen Einstellungen zum Unternehmen und Verfügbarkeiten einstellen.

Hier findet man auch die URL und den Einbettungscode für die Website. Mehr dazu nochmal weiter unten.

Zustimmung des Kunden zur Datennutzung – MS Bookings

In Zeiten von DSGVO ist eine Information und ein Nachweis wichtig, deswegen, habe ich dies angehakt. Der Text ist individuell anpassbar.

Wenn diese Option ausgewählt ist, wird also auf der Seite Self-Service Text angezeigt, der die Zustimmung des Benutzers oder Kunden an die Organisation zur Verwendung ihrer Daten anfordert. Das Kästchen muss vom Benutzer angehakt werden, um die Buchung abzuschließen.

MS Bookings Kunden

An dieser Stelle siehst du, wer sich jemals einen Termin in deinem Kalender gebucht hatte.

MS Bookings Mitarbeiter

Solltest du ein Team haben, kannst du hier deine Mitarbeiter hinzufügen und Rollen vergeben. Auf diese Weise können Kunden sich aussuchen, wo sie einen Termin buchen.

Natürlich kannst du unter dieser Registerkarte auch Anpassungen vornehmen unter „Mitarbeiter bearbeiten“.

Dienste anlegen und konfigurieren

Jetzt geht’s ans Eingemachte: Welche Termine sollen überhaupt buchbar sein? In MS Bookings heißen sie „Dienste“. Klingt etwas trocken – ist aber das Herzstück deines Kalenders.

Neuen Dienst erstellen
Klick auf „Dienst hinzufügen“ – und vergib einen aussagekräftigen Namen. Zum Beispiel: „Erstgespräch (30 Min)“ oder „Technik-Support“.
Dauer, Ort und Beschreibung
Wie lange dauert der Termin? Findet er online oder vor Ort statt? Hier kannst du alles einstellen – auch, ob Teams automatisch einen Besprechungslink verschickt.
In der Beschreibung kannst du genau erklären, worum es geht – das spart Rückfragen.
Pufferzeiten & Vorlauf
Du willst 15 Minuten Pause zwischen den Terminen? Kein Problem. Oder Buchungen sollen mindestens 24 Stunden vorher erfolgen? Auch das stellst du hier ein.
Wer bietet den Dienst an?
Wenn du im Team arbeitest: Wähle aus, welche Mitarbeitenden diesen Dienst anbieten. Einzelpersonen? Alle? Du entscheidest.
(Tipp: Jeder Mitarbeitende kann eigene Verfügbarkeiten haben.)
Sichtbarkeit und Regeln
Du kannst festlegen, ob ein Dienst öffentlich sichtbar ist – oder nur per Direktlink. Praktisch, wenn du z. B. exklusive Slots für Bestandskund:innen hast.

So gestaltest du dein Terminangebot flexibel – ob Speed-Dating mit der Buchhaltung oder ausführliches Erstgespräch.

Unter „Dienste bearbeiten“ findest du viele Möglichkeiten.

Es gibt die Möglichkeit, eine Erklärung, um was es geht einzufügen, ob es eine Online-Besprechung (also eine MS Teams-Besprechung mit Einladungslink) ist. Du kannst die Dauer planen und angeben, ob der Termin kostenlos ist.

Über „Veröffentlichungsoptionen“ wählst du aus, ob dieser Dienst auf der Buchungsseite sichtbar sein soll.

Festlegen der MS Bookings-Planungsrichtlinien
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/set-scheduling-policies?view=o365-worldwide

Verfügbarkeitsoptionen – MS Bookings
Unter diesem Menüpunkt kannst du einstellen, wann der Dienst/Termin gebucht werden kann.

Ich habe die Zeit z.B. eingeschränkt, weil ich ja auch mal arbeiten muss 😉. Manche planen auch nur 1 – 2 Tage in der Woche für bestimmte Termine.

Mitarbeiter zuweisen – MS Bookings
Wenn du ein Team hast, kannst du die unterschiedlichen Dienste unterschiedlichen Teammitgliedern zuweisen.

Benutzerdefinierte Felder – MS Bookings
Dies ist mein „Lieblingsmenüpunkt“, denn hier kann man benutzerdefinierte Felder einfügen und Fragen an den Buchenden stellen. Dies ist super sinnvoll, um sich auf den Termin vorzubereiten.

Natürlich kannst du auch Kundeninformationen abfragen und als erforderlich kennzeichnen. Aber im Sinne der DSGVO habe ich persönlich nur die E-Mail-Adresse bei den Kundeninformationen als obligatorisch angehakt.

Benachrichtigungen – MS Bookings
Hier kannst du einstellen, wer per Mail benachrichtigt werden und was in der Nachricht stehen soll.

Ich habe z.B. 2 E-Mail-Erinnerungen eingerichtet und ein Dankeschön für nach dem Termin.

MS Bookings – Kalender – Termine online buchen

In der Kalenderübersicht sind alle geplanten/gebuchten Termine zu sehen, ich könnte mir vorstellen, dass die Termine unterschiedliche Farben für unterschiedliche Mitarbeiter bekommen. Ich selbst bin ja Alleinunterhalterin und habe folglich nur 1 Buchungskalender verknüpft.

Über „neue Buchung“ können direkt im Kalender die Termine vergeben werden, die man den Kunden anbieten möchte. Vielleicht telefoniert man mit dem Kunden und bucht den Termin dann gleich ein. 🤔

Ich biete z.B. ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch an, das 30 Minuten dauert:

So sieht das dann auf meiner Website aus, wenn ein Kunde dort auf den Reiter „Terminplanung“ klickt, um einen Termin zu planen und buchen:

Praktisch ist, dass man Urlaub oder Abwesenheit von Mitarbeiter eintragen kann und Kunden/Ansprechpartnern für diesen Zeitraum keine Termine planen können.

MS Bookings – Buchungsseite – Termine online buchen

Unter „Buchungsseite“ hat man einige Optionen, um grundlegende Einstellungen vorzunehmen:
hier erhält man den Link, um die Seite zu teilen

Man kann den Kalender mit seiner Facebook-Seite verbinden
Man kann das Farbschema an sein Corporate Design anpassen (die Kopfzeile und Hervorhebungen)
Ganz wichtig ist die Info zu personenbezogenen Daten
Man legt die Dauer der Termine fest, wieviel Stunden minimal und wieviel Tage maximal vorher gebucht werden darf
Man kann die allgemeine und Verfügbarkeiten für bestimmte Datumsbereiche festlegen (buchbar/wenn Mitarbeiter frei sind/nicht buchbar/benutzerdefinierte Stunden)

Du kannst nun deine Buchungsseite auf unterschiedliche Möglichkeiten teilen:

Den Link kopieren und weitergeben
Als E-Mail versenden
Oder Einbetten -> du erhältst einen Code, den du z.B. auf einer Website integrieren kannst

Aufgrund der DSGVO verwende ich auf meiner Website nur den Link, den ich hinter einem Button hinterlegt habe.

Warum? Hier ist eine ausführliche Antwort:

Datenzugriff durch Microsoft bei Verwendung von MS Bookings

Wenn du den Einbettungscode von Microsoft Bookings auf deiner Website verwendest, um Termine zu verwalten, werden die Daten der Buchenden an Microsoft weitergeleitet. Dies geschieht, weil Microsoft Bookings eine Microsoft 365-App ist und alle Daten auf der Microsoft 365-Plattform und in Exchange gespeichert werden. Microsoft erhält Zugriff auf diese Daten, da sie zur Verwaltung der Buchungen und Kommunikation mit den Nutzern erforderlich sind.

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, musst du als Websitebetreiber bestimmte Anforderungen erfüllen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen: Microsoft Bookings verwendet Cookies, um personenbezogene Daten zu erheben. Du solltest eine aktive Einwilligung der Nutzer über einen Cookie-Banner einholen, um sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung rechtssicher ist.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen: Da Microsoft als Auftragsverarbeiter fungiert, indem es die Daten auf seinen Servern speichert, sollte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Transparenz und Informationspflicht: Du solltest transparent sein und die Nutzer über die Verarbeitung ihrer Daten informieren, insbesondere darüber, dass die Daten an Microsoft weitergegeben werden.

Fazit

Microsoft kann die Daten des Buchenden einsehen, da diese Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Bookings an die Microsoft-Server weitergeleitet werden. Um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, solltest du die Nutzer-Einwilligung einholen, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen und transparent über die Datenverarbeitung informieren.

Ich habe MS Bookings nicht in meine Website eingebettet, sondern nutze nur den Link. Trotzdem habe ich natürlich einen AVV.

So sieht es aus, wenn ein Kunde Termine planen bzw. buchen möchte über meine Website.

Ganz neu ist die Möglichkeit, Gäste mit einzuladen bei der Terminbuchung. Man kann wohl bis zu 10 zusätzliche Gäste hinzufügen, die dann auch alle Mails erhalten.

Wenn der Kunde sich einen Termin ausgesucht und gebucht hat, dann erhält er eine Bestätigung und eine Mail.

Über „Termin ändern“ kommt man wieder auf diese Seite von MS Bookings:

Der Kalenderinhaber wird von MS Bookings natürlich auch jedes Mal informiert per Mail.

Wenn der Kunde die Buchung storniert hat und sie in der Mail bearbeiten will, erscheint diese Nachricht bzw. wird er wieder zum MS Bookings Terminplaner im Browser geführt und könnte dort einen neuen Termin planen:

MS Bookings – Geschäftsinformationen – Termine online buchen

Dies ist der Ort, an dem die Daten und Infos zum Unternehmen eingetragen werden

Dies ist ja alles selbsterklärend, wichtig ist, hier die Datenschutzhinweise und mögliche Nutzungsbedingungen zu verlinken. Also immer schön an die DSGVO denken (laut Info von Microsoft liegen meine Daten auf europäischen Servern)!

SMS-Textbenachrichtigungen – MS Bookings

Diese Funktion ist in Deutschland leider nicht verfügbar

Menüpunkt „Integrationen“ – MS Bookings

Hier kann man einige Schnittstellen einrichten, d.h. andere Apps verbinden. Ich kann nur PowerAutomate verbinden, aber das Arbeiten mit PowerAutomate ist für mich nicht sehr intuitiv. Trotzdem versuche ich mich immer wieder daran 😉.

Hier ist ein Lernmodul, wie man Planungen in MS Bookings mit PowerAutomate automatisieren kann.

https://learn.microsoft.com/de-de/training/modules/automate-scheduling-microsoft-bookings/?source=recommendations

Und unter diesem Link findest du eine Erklärung, wie man den PowerAutomate-Connector zum Erstellen von Bookings-Workflows nutzt:

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/power-automate-integration?view=o365-worldwide

Ich nutze selbst gern die Möglichkeit, meine Termine online zu buchen, wenn dies angeboten wird. So kann ich in aller Ruhe den Termin aussuchen, der mir passt. Es ist mir auch schon passiert, dass ich einen Termin umbuchen musste, was auch überhaupt kein Problem war. Ohne dieses Terminplanungstool hätte ich beim Gesprächspartner wieder anrufen müssen, um den Termin zu ändern. So bin ich über den Umbuchungslink in der Bestätigungsmail einfach wieder zum Kalender gegangen und habe den Termin geändert.

Mein Ziel ist es, Coaches und Online-Unternehmerinnen dabei zu unterstützen, ihr Business effizienter und stressfreier zu gestalten. Durch praktische Lösungen und individuelle Betreuung möchte ich dazu beitragen, dass sie ihre Ziele erreichen und mehr Zeit und Freiheit für das Wesentliche in ihrem Leben gewinnen.

Seit 2019 helfe ich Coaches und Online-Unternehmerinnen dabei, technische und organisatorische Hürden zu überwinden und mit Newslettern und automatisierten Mails ein stressfreieres Leben zu führen – für mehr Umsatz, Sicherheit und Freiheit im Business und im Arbeitsalltag.

So kann ich dich unterstützen:

du möchtest mit deinem Newsletter starten – ich übernehme unkompliziert die Ersteinrichtung
du möchtest automatisch Mails bzw. Mailsequenzen verschicken – ich berate dich, mache Vorschläge und richte alles zuverlässig ein
du möchtest regelmäßig deinen Newsletter schreiben – ich erstelle mit dir deinen Redaktionsplan, mache Vorschläge, erstelle Textentwürfe und plane alles ein
du möchtest E-Mail-Marketing nutzen, um deine Angebote zu bewerben – ich berate dich, mache Vorschläge und richte alles zuverlässig ein
du möchtest deinen Online-Kurs auf ablefy (ehemals elopage) bringen – ich richte den Shop und die Produkte für dich ein und lade die Inhalte hoch, so dass alles startbereit ist; natürlich habe ich auch einen Blick auf Sinnhaftigkeit
du möchtest deinen Online-Kurs verkaufen – ich unterstütze dich administrativ, organisatorisch und tatkräftig, so dass dein Launch problemlos läuft

Für einen besseren Lesefluss habe ich mir erlaubt, auf eine gendergerechte Ansprache weitgehend zu verzichten. Ich möchte damit nachdrücklich niemand ausschließen.

Der Beitrag mit MS Bookings Termine online buchen erschien zuerst auf Michaela Platte.

Tools - Michaela Platte

anymize-ki-dsgvo-konform

anymize.ai im Test: KI DSGVO-konform nutzen – was das Tool wirklich kann

Inhaltsverzeichnis

Key Takeaways

Warum DSGVO-konforme KI-Nutzung kein Nice-to-have ist

Wie anymize.ai funktioniert

anymize.ai in der Praxis: was du bekommst

Multi-Modell-Chat

Dokumente anonymisieren mit anymize.ai

Apps: Transkription und Übersetzung von anymize.ai

Wissensdatenbank in anymize.ai

Gedächtnis und Anonymisierungswörterbuch in anymize.ai

De-Anonymisierung in anymize.ai

Konnektoren von anymize.ai

Artefakte in anymize.ai

Make.com-Integration von anymize.ai

Eigene KI-Modelle von anymize.ai: Fountain und Waterfall

Compliance-Features in anymize.ai für Teams

Preise von anymize.ai

Für wen lohnt sich anymize.ai?

FAQ

Was bedeutet DSGVO-konform bei anymize konkret?

Kann ich anymize kostenlos testen?

Brauche ich technisches Know-how, um anymize zu nutzen?

Was passiert, wenn die KI meine anonymisierten Daten zurückschickt?

Ist anymize auch für Soloselbstständige sinnvoll?

Finale Gedanken

Tipps-Migration-MailerLite-Classic-zu-MailerLite-Lite

Die Migration von MailerLite Classic zu MailerLite Lite: was du beachten solltest.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1. Warum von MailerLite Classic zu MailerLite Lite migrieren?

Warum solltest du auf MailerLite Lite migrieren?

2. Herausforderungen bei der Migration

3. Wichtige Aspekte bei der Migration

Fazit:

kurzer Überblick ActiveCampaign

Inhalt

Willst du dir einen kurzen Überblick über ActiveCampaign verschaffen?

Grundsätzliche Überlegungen

Kommen wir jetzt aber mal zu ActiveCampaign selbst!

ActiveCampaign Anmeldung:

ActiveCampaign Startseite:

ActiveCampaign Kontakte:

ActiveCampaign Kampagnen – also Newsletter/Mails:

ActiveCampaign Automatisierungen:

ActiveCampaign Listen:

ActiveCampaign Formulare:

ActiveCampaign Kontoeinstellungen:

ActiveCampaign Schnittstellen/Apps:

Arbeite AN anstatt IN deinem Business!

meine Erfahrungen mit MS Teams Teil 2

Meine Erfahrungen mit MS Teams - Teil 2

Los gehts mit MS Teams:

Verfügbarkeit einstellen in MS Teams

Statusmeldung einrichten

Einstellungen in MS Teams

Datenschutz in MS Teams

Benachrichtigungen

Geräte

Berechtigungen in MS Teams

Anrufe

Tipp zu MS Teams

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