Termine online buchen und planen mit dem Tool MS Bookings
Was ist Microsoft Bookings?
Stell dir vor, dein Terminkalender organisiert sich fast von selbst – keine nervigen E-Mail-Ketten mehr, keine doppelt belegten Slots, kein „Wann passt’s dir?“-Chaos. Genau hier kommt Microsoft Bookings ins Spiel. In dieser MS Bookings Anleitung zeige ich dir, wie du mit ein paar Klicks einen digitalen Empfang einrichtest, der rund um die Uhr Termine entgegennimmt. Ob Beratung, Kennenlerngespräch oder internes Meeting: Terminverwaltung mit MS Bookings ist wie ein persönlicher Assistent, der nie schläft und immer den Überblick behält.
Welche Tools gibt es, um Termine online zu buchen?
Als ich meinen Kalender einrichten wollte, habe ich natürlich geschaut, was es da so gibt:
Dies sind mit die gängigsten, aber es gibt auch deutsche Tools, um Termine zu planen, wie z.B. Terminland.
Hier ist übrigens ein Blogpost, der mehrere Tools informativ vorstellt mit Vor- und Nachteilen sowie einer Videoanleitung und bei mir gibt es auch ein kleines Tutorial zu Calendly.
Ich hatte mich zuerst für Calendly entschieden und genutzt, die Handhabung bzw. Einrichtung war wirklich einfach. Aus Datenschutzgründen wollte ich eigentlich dann zu Terminland wechseln, aber in der kostenlosen Version hatte ich nicht die Möglichkeit, meinen Outlook-Kalender zu synchronisieren – oder ich habe es einfach nicht hinbekommen…🙄
Das war vor einiger Zeit und ich bin froh, diese Terminbuchungsmöglichkeit für meine Website zu haben.
So kann ich dann auch den Link zum Kalender einfach weitergeben, was die Terminfindung enorm erleichtert 😃.
Vorbereitungen: Was du vor dem Start brauchst
Bevor du loslegst, braucht dein digitaler Terminkoordinator ein kleines Setup. Keine Sorge, das ist kein Technik-Dschungel – eher wie dein Werkzeugkasten, den du einmal ordentlich sortierst.
✔️ Microsoft 365 Lizenz: Du brauchst mindestens die Business Standard-Version. Bookings ist darin enthalten – kein Extra-Abo nötig.
✔️ Zugriff aufs Microsoft Admin Center: Falls du Bookings für dein ganzes Team einrichten willst, brauchst du Admin-Rechte.
✔️ Outlook-Kalender: Wenn du willst, dass Bookings automatisch erkennt, wann du verfügbar bist (oder im Meeting steckst), sollte dein Kalender mitlaufen. Spart doppelte Pflege.
Sobald das steht, kannst du loslegen – und deinem Kalender das Leben beibringen.
Erste Einrichtung Schritt für Schritt
Jetzt wird’s praktisch. Du musst kein IT-Profi sein, um MS Bookings einzurichten – ein bisschen Klickarbeit reicht völlig. So legst du los:
Anmelden bei Bookings
Gehe zu https://book.ms und logg dich mit deinem Microsoft-Konto ein. Falls du mehrere Organisationen hast, wähle die richtige aus.Neuen Buchungskalender erstellen
Klick auf „Kalender erstellen“. Gib deinem Kalender einen Namen – z. B. „Beratungsteam“ oder „1:1 Termine“. Danach legst du die Branche fest. (Klingt formell, ist aber rein informativ.)Unternehmensinfos hinterlegen
Logo, Adresse, Telefonnummer – dein Kalender soll schließlich ordentlich aussehen. Diese Infos werden später auf deiner Buchungsseite angezeigt.Geschäftszeiten definieren
Wann bist du verfügbar? Mo–Fr von 9 bis 17 Uhr? Oder nur dienstags nachmittags? Stell die Zeiten ein, die Bookings für Buchungen freigeben darf.
Und zack – dein Grundgerüst steht. Fast wie ein frisch gestrichenes Schaufenster: sauber, einladend, bereit für Termine.
Okay, das war die Kurzversion 😉
Wichtig für alle Solo-Nutzer: Microsoft-Login für Kund:innen
Wenn du MS Bookings mit einem privaten Microsoft-Konto nutzt (also ohne Microsoft 365 Business-Lizenz) oder den persönlichen Kalender, dann gibt’s einen kleinen Haken:
Externe Personen müssen sich einloggen, um einen Termin zu buchen.
Das bedeutet: Wer sich einen Slot bei dir sichern will, braucht ein Microsoft-Konto – oder muss sich eines anlegen. Für viele ist das eine unnötige Hürde, besonders wenn du mit Privatkundinnen arbeitest, die sowas nicht gewohnt sind.
Die Lösung: Nutze MS Bookings über ein Microsoft 365 Business-Konto. Dann funktioniert die Buchung ohne Login – ganz unkompliziert per Link. Für dich stressfreier, für deine Kunden angenehmer.
Wenn du also eingelogged bist bei Microsoft, suchst du dir die App „MS Bookings“. Unter „Alle Apps“ findest du sie, falls die App nicht gleich angezeigt wird.
Hier kannst du wählen, ob du eine persönliche oder eine geteilte Buchungsseite erstellen möchtest.
Ich rate dir zur geteilten Buchungsseite.
Erste Schritte mit MS Bookings
Microsoft bietet einiges an Informationen an, ganz rechts poppt ein Fenster mit einer Erklärung zu den ersten Schritten auf.
MS Bookings - Menü- Termine online buchen
Links findest du das Menü mit den einzelnen Unterpunkten, die wir uns der Reihe nach anschauen.
Auf der Buchungsseite kann man alle notwendigen Einstellungen zum Unternehmen und Verfügbarkeiten einstellen.
Hier findet man auch die URL und den Einbettungscode für die Website. Mehr dazu nochmal weiter unten.
Zustimmung des Kunden zur Datennutzung – MS Bookings
In Zeiten von DSGVO ist eine Information und ein Nachweis wichtig, deswegen, habe ich dies angehakt. Der Text ist individuell anpassbar.
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird also auf der Seite Self-Service Text angezeigt, der die Zustimmung des Benutzers oder Kunden an die Organisation zur Verwendung ihrer Daten anfordert. Das Kästchen muss vom Benutzer angehakt werden, um die Buchung abzuschließen.
MS Bookings Kunden
An dieser Stelle siehst du, wer sich jemals einen Termin in deinem Kalender gebucht hatte.
MS Bookings Mitarbeiter
Solltest du ein Team haben, kannst du hier deine Mitarbeiter hinzufügen und Rollen vergeben. Auf diese Weise können Kunden sich aussuchen, wo sie einen Termin buchen.
Natürlich kannst du unter dieser Registerkarte auch Anpassungen vornehmen unter „Mitarbeiter bearbeiten“.
Dienste anlegen und konfigurieren
Jetzt geht’s ans Eingemachte: Welche Termine sollen überhaupt buchbar sein? In MS Bookings heißen sie „Dienste“. Klingt etwas trocken – ist aber das Herzstück deines Kalenders.
Neuen Dienst erstellen
Klick auf „Dienst hinzufügen“ – und vergib einen aussagekräftigen Namen. Zum Beispiel: „Erstgespräch (30 Min)“ oder „Technik-Support“.Dauer, Ort und Beschreibung
Wie lange dauert der Termin? Findet er online oder vor Ort statt? Hier kannst du alles einstellen – auch, ob Teams automatisch einen Besprechungslink verschickt.
In der Beschreibung kannst du genau erklären, worum es geht – das spart Rückfragen.Pufferzeiten & Vorlauf
Du willst 15 Minuten Pause zwischen den Terminen? Kein Problem. Oder Buchungen sollen mindestens 24 Stunden vorher erfolgen? Auch das stellst du hier ein.Wer bietet den Dienst an?
Wenn du im Team arbeitest: Wähle aus, welche Mitarbeitenden diesen Dienst anbieten. Einzelpersonen? Alle? Du entscheidest.
(Tipp: Jeder Mitarbeitende kann eigene Verfügbarkeiten haben.)Sichtbarkeit und Regeln
Du kannst festlegen, ob ein Dienst öffentlich sichtbar ist – oder nur per Direktlink. Praktisch, wenn du z. B. exklusive Slots für Bestandskund:innen hast.
So gestaltest du dein Terminangebot flexibel – ob Speed-Dating mit der Buchhaltung oder ausführliches Erstgespräch.
Unter „Dienste bearbeiten“ findest du viele Möglichkeiten.
Es gibt die Möglichkeit, eine Erklärung, um was es geht einzufügen, ob es eine Online-Besprechung (also eine MS Teams-Besprechung mit Einladungslink) ist. Du kannst die Dauer planen und angeben, ob der Termin kostenlos ist.
Über „Veröffentlichungsoptionen“ wählst du aus, ob dieser Dienst auf der Buchungsseite sichtbar sein soll.
Festlegen der MS Bookings-Planungsrichtlinien
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/set-scheduling-policies?view=o365-worldwide
Verfügbarkeitsoptionen – MS Bookings
Unter diesem Menüpunkt kannst du einstellen, wann der Dienst/Termin gebucht werden kann.
Ich habe die Zeit z.B. eingeschränkt, weil ich ja auch mal arbeiten muss 😉. Manche planen auch nur 1 – 2 Tage in der Woche für bestimmte Termine.
Mitarbeiter zuweisen – MS Bookings
Wenn du ein Team hast, kannst du die unterschiedlichen Dienste unterschiedlichen Teammitgliedern zuweisen.
Benutzerdefinierte Felder – MS Bookings
Dies ist mein „Lieblingsmenüpunkt“, denn hier kann man benutzerdefinierte Felder einfügen und Fragen an den Buchenden stellen. Dies ist super sinnvoll, um sich auf den Termin vorzubereiten.
Natürlich kannst du auch Kundeninformationen abfragen und als erforderlich kennzeichnen. Aber im Sinne der DSGVO habe ich persönlich nur die E-Mail-Adresse bei den Kundeninformationen als obligatorisch angehakt.
Benachrichtigungen – MS Bookings
Hier kannst du einstellen, wer per Mail benachrichtigt werden und was in der Nachricht stehen soll.
Ich habe z.B. 2 E-Mail-Erinnerungen eingerichtet und ein Dankeschön für nach dem Termin.
MS Bookings – Kalender – Termine online buchen
In der Kalenderübersicht sind alle geplanten/gebuchten Termine zu sehen, ich könnte mir vorstellen, dass die Termine unterschiedliche Farben für unterschiedliche Mitarbeiter bekommen. Ich selbst bin ja Alleinunterhalterin und habe folglich nur 1 Buchungskalender verknüpft.
Über „neue Buchung“ können direkt im Kalender die Termine vergeben werden, die man den Kunden anbieten möchte. Vielleicht telefoniert man mit dem Kunden und bucht den Termin dann gleich ein. 🤔
Ich biete z.B. ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch an, das 30 Minuten dauert:
So sieht das dann auf meiner Website aus, wenn ein Kunde dort auf den Reiter „Terminplanung“ klickt, um einen Termin zu planen und buchen:
Praktisch ist, dass man Urlaub oder Abwesenheit von Mitarbeiter eintragen kann und Kunden/Ansprechpartnern für diesen Zeitraum keine Termine planen können.
MS Bookings – Buchungsseite – Termine online buchen
Unter „Buchungsseite“ hat man einige Optionen, um grundlegende Einstellungen vorzunehmen:
hier erhält man den Link, um die Seite zu teilen
- Man kann den Kalender mit seiner Facebook-Seite verbinden
- Man kann das Farbschema an sein Corporate Design anpassen (die Kopfzeile und Hervorhebungen)
- Ganz wichtig ist die Info zu personenbezogenen Daten
- Man legt die Dauer der Termine fest, wieviel Stunden minimal und wieviel Tage maximal vorher gebucht werden darf
- Man kann die allgemeine und Verfügbarkeiten für bestimmte Datumsbereiche festlegen (buchbar/wenn Mitarbeiter frei sind/nicht buchbar/benutzerdefinierte Stunden)
Du kannst nun deine Buchungsseite auf unterschiedliche Möglichkeiten teilen:
- Den Link kopieren und weitergeben
- Als E-Mail versenden
- Oder Einbetten -> du erhältst einen Code, den du z.B. auf einer Website integrieren kannst
Aufgrund der DSGVO verwende ich auf meiner Website nur den Link, den ich hinter einem Button hinterlegt habe.
Warum? Hier ist eine ausführliche Antwort:
Datenzugriff durch Microsoft bei Verwendung von MS Bookings
Wenn du den Einbettungscode von Microsoft Bookings auf deiner Website verwendest, um Termine zu verwalten, werden die Daten der Buchenden an Microsoft weitergeleitet. Dies geschieht, weil Microsoft Bookings eine Microsoft 365-App ist und alle Daten auf der Microsoft 365-Plattform und in Exchange gespeichert werden. Microsoft erhält Zugriff auf diese Daten, da sie zur Verwaltung der Buchungen und Kommunikation mit den Nutzern erforderlich sind.
Datenschutz und DSGVO-Konformität
Um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, musst du als Websitebetreiber bestimmte Anforderungen erfüllen:
- Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen: Microsoft Bookings verwendet Cookies, um personenbezogene Daten zu erheben. Du solltest eine aktive Einwilligung der Nutzer über einen Cookie-Banner einholen, um sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung rechtssicher ist.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen: Da Microsoft als Auftragsverarbeiter fungiert, indem es die Daten auf seinen Servern speichert, sollte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
- Transparenz und Informationspflicht: Du solltest transparent sein und die Nutzer über die Verarbeitung ihrer Daten informieren, insbesondere darüber, dass die Daten an Microsoft weitergegeben werden.
Fazit
Microsoft kann die Daten des Buchenden einsehen, da diese Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Bookings an die Microsoft-Server weitergeleitet werden. Um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, solltest du die Nutzer-Einwilligung einholen, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen und transparent über die Datenverarbeitung informieren.
Ich habe MS Bookings nicht in meine Website eingebettet, sondern nutze nur den Link. Trotzdem habe ich natürlich einen AVV.
So sieht es aus, wenn ein Kunde Termine planen bzw. buchen möchte über meine Website.
Ganz neu ist die Möglichkeit, Gäste mit einzuladen bei der Terminbuchung. Man kann wohl bis zu 10 zusätzliche Gäste hinzufügen, die dann auch alle Mails erhalten.
Wenn der Kunde sich einen Termin ausgesucht und gebucht hat, dann erhält er eine Bestätigung und eine Mail.
Über „Termin ändern“ kommt man wieder auf diese Seite von MS Bookings:
Der Kalenderinhaber wird von MS Bookings natürlich auch jedes Mal informiert per Mail.
Wenn der Kunde die Buchung storniert hat und sie in der Mail bearbeiten will, erscheint diese Nachricht bzw. wird er wieder zum MS Bookings Terminplaner im Browser geführt und könnte dort einen neuen Termin planen:
MS Bookings – Geschäftsinformationen – Termine online buchen
Dies ist der Ort, an dem die Daten und Infos zum Unternehmen eingetragen werden
Dies ist ja alles selbsterklärend, wichtig ist, hier die Datenschutzhinweise und mögliche Nutzungsbedingungen zu verlinken. Also immer schön an die DSGVO denken (laut Info von Microsoft liegen meine Daten auf europäischen Servern)!
SMS-Textbenachrichtigungen – MS Bookings
Diese Funktion ist in Deutschland leider nicht verfügbar
Menüpunkt „Integrationen“ – MS Bookings
Hier kann man einige Schnittstellen einrichten, d.h. andere Apps verbinden. Ich kann nur PowerAutomate verbinden, aber das Arbeiten mit PowerAutomate ist für mich nicht sehr intuitiv. Trotzdem versuche ich mich immer wieder daran 😉.
Hier ist ein Lernmodul, wie man Planungen in MS Bookings mit PowerAutomate automatisieren kann.
Und unter diesem Link findest du eine Erklärung, wie man den PowerAutomate-Connector zum Erstellen von Bookings-Workflows nutzt:
Ich nutze selbst gern die Möglichkeit, meine Termine online zu buchen, wenn dies angeboten wird. So kann ich in aller Ruhe den Termin aussuchen, der mir passt. Es ist mir auch schon passiert, dass ich einen Termin umbuchen musste, was auch überhaupt kein Problem war. Ohne dieses Terminplanungstool hätte ich beim Gesprächspartner wieder anrufen müssen, um den Termin zu ändern. So bin ich über den Umbuchungslink in der Bestätigungsmail einfach wieder zum Kalender gegangen und habe den Termin geändert.
Mein Ziel ist es, Coaches und Online-Unternehmerinnen dabei zu unterstützen, ihr Business effizienter und stressfreier zu gestalten. Durch praktische Lösungen und individuelle Betreuung möchte ich dazu beitragen, dass sie ihre Ziele erreichen und mehr Zeit und Freiheit für das Wesentliche in ihrem Leben gewinnen.
Seit 2019 helfe ich Coaches und Online-Unternehmerinnen dabei, technische und organisatorische Hürden zu überwinden und mit Newslettern und automatisierten Mails ein stressfreieres Leben zu führen – für mehr Umsatz, Sicherheit und Freiheit im Business und im Arbeitsalltag.
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- du möchtest regelmäßig deinen Newsletter schreiben – ich erstelle mit dir deinen Redaktionsplan, mache Vorschläge, erstelle Textentwürfe und plane alles ein
- du möchtest E-Mail-Marketing nutzen, um deine Angebote zu bewerben – ich berate dich, mache Vorschläge und richte alles zuverlässig ein
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- du möchtest deinen Online-Kurs verkaufen – ich unterstütze dich administrativ, organisatorisch und tatkräftig, so dass dein Launch problemlos läuft
Für einen besseren Lesefluss habe ich mir erlaubt, auf eine gendergerechte Ansprache weitgehend zu verzichten. Ich möchte damit nachdrücklich niemand ausschließen.
