DSGVO - Michaela Platte

anymize-ki-dsgvo-konform

Mon, 25 May 2026 16:20:54 +0000

anymize.ai im Test: KI DSGVO-konform nutzen – was das Tool wirklich kann

Hand aufs Herz: Hast du schon mal Kundendaten in ChatGPT eingegeben – und dann kurz gezuckt?

Ich kenne das. Ich nutze KI täglich und arbeite gleichzeitig mit den Daten meiner Kundinnen und Kunden. Und auch wenn ich aufpasse – ab und zu rutscht mir ein Name durch, eine E-Mail-Adresse, mal eine Formulierung aus einem echten Beratungsgespräch. Und dann landet das irgendwo auf amerikanischen Servern.

Das ist kein Weltuntergang. Aber ein schlechtes Gewissen macht sich trotzdem breit.

anymize.ai löst genau dieses Problem. Die Plattform anonymisiert deine sensiblen Daten automatisch, bevor sie die KI auch nur sieht – und das bei ChatGPT, Claude, Gemini und Mistral gleichzeitig.

Ich habe das Tool getestet und zeige dir hier, was dahintersteckt, wie es in der Praxis funktioniert – und ob sich der Einstieg lohnt.

Key Takeaways

anymize anonymisiert deine Daten automatisch vor jeder KI-Anfrage – du musst selbst nichts manuell entfernen
Du nutzt ChatGPT, Claude, Gemini und Mistral in einer Oberfläche und kannst mitten im Chat wechseln
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet – kein CLOUD-Act-Risiko

Warum DSGVO-konforme KI-Nutzung kein Nice-to-have ist

Die Server stehen doch in Deutschland. Das stimmt – halb.

Der Serverstandort sagt, wo Daten gespeichert werden. Er sagt nichts darüber, wer darauf zugreifen darf.

Hier kommt der US CLOUD Act ins Spiel. Er verpflichtet amerikanische Unternehmen, Behörden auf Anfrage Zugang zu Daten zu gewähren –-unabhängig vom Serverstandort. ChatGPT, Claude, Gemini, alles amerikanische Anbieter.

Was heißt das praktisch? Stell dir vor, du bist Führungscoach und hast gerade ein 360-Grad-Feedback von einem Coachee bekommen – mit echten Namen und echten Zitaten. Du willst das mit KI auswerten. Wenn du das ungeschützt in ChatGPT eingibst, hast du keine vollständige Kontrolle darüber, wo diese Informationen landen könnten.

Oder du bist Unternehmensberaterin und arbeitest an einem internen Strategiepapier deines Kunden. Namen, Zahlen, Interna. Kannst du das einfach hochladen?

Für Berufsgeheimnisträger wie Anwältinnen und Anwälte, Ärztinnen und Ärzte, Steuerberaterinnen und Steuerberater ist das keine abstrakte Frage. § 203 StGB regelt die Verletzung von Privatgeheimnissen. Und „Ich-wusste-nicht“-Argumente ziehen vor Gericht nicht.

Die einzige verlässliche Lösung: Personenbezogene Daten dürfen gar nicht erst die KI erreichen. Das ist der Ansatz von anymize.

Wie anymize.ai funktioniert

anymize erkennt sensible Daten in deinem Text automatisch, ersetzt sie vor dem Senden durch Platzhalter, schickt die anonymisierte Version an die KI – und setzt die Originaldaten in der Antwort wieder ein.

Du siehst immer alles im Original. Die KI sieht es nie.

(So elegant wie das klingt, ist es auch.)

Die Erkennungsrate liegt laut anymize bei über 95 %. In meinen Tests war das solide – ich habe fiktive Mandantendaten hochgeladen, und anymize hat sauber anonymisiert.

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Betreiber ist Hetzner, zertifiziert nach ISO 27001 und SOC 2. Kein Drittlandtransfer, kein CLOUD-Act-Risiko.

Grundsätzlich kannst du anymize.ai wie jedes andere KI Tool nutzen und Texte etc. erstellen bzw. bearbeiten lassen, nur dass du verschiedene Modelle auswählen und die Inhalte vor „Versand“ anonymisieren lassen kannst.

05 2026 anymize Anmeldung

05 2026 anymize Anmeldung Testphase

05 2026 anymize Anmeldung 1

05 2026 anymize Mail zur Bestägigung Anmeldung

05 2026 anymize deutsche Rechenzentren

05 2026 anymize Homepage

anymize.ai in der Praxis: was du bekommst

Nach der Anmeldung startet eine kleine Onboarding-Tour – wirklich hilfreich. Das Dashboard sieht ähnlich aus wie andere KI-Tools. Wer ChatGPT kennt, findet sich schnell zurecht.

05 2026 anymize Onboarding 1

05 2026 anymize Onboarding 2

05 2026 anymize Onboarding 3

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Multi-Modell-Chat

Das ist das Feature, das ich super praktisch finde. Statt für jedes Modell einen eigenen Account zu eröffnen und dort zu arbeiten, hast du alles in einer Oberfläche. Du kannst mitten im Gespräch zwischen den Modellen wechseln und so die Unterschiede testen oder jeweils die Stärken des entsprechenden Sprachmodells nutzen.

Natürlich bieten andere Tools diese Möglichkeiten auch, aber anymize hat 2 eigene Modelle, die hier sehr interessant sind, weil die Daten definitiv in Deutschland bleiben.

Ich habe einen einfachen LinkedIn-Post-Prompt durch alle Modelle geschickt – ohne Anonymisierung, keine sensiblen Daten im Prompt. Das Ergebnis war interessant: Kimi K2.5 hat am lebendigsten geschrieben, Gemini 2.5 Flash war sehr strukturiert, Fountain 1.0 – das eigene anymize-Modell – klar und solide.

Es ist wirklich praktisch, verschiedene Sprachmodelle direkt zu vergleichen, ohne zwischen Tools zu wechseln.

Die Modelle sind in vier Kategorien eingeteilt:

DEEP: Für komplexe Aufgaben und lange Dokumente (Claude Opus, ChatGPT)
SMART: Für den Alltag, gute Balance aus Qualität und Geschwindigkeit (Claude Sonnet, Gemini Pro)
SWIFT: Für schnelle Antworten bei einfachen Aufgaben
VISION: Für Bildanalyse und Bildgenerierung (Gemini Pro Vision)

Über Smart Select kannst du direkt im Chat das passende Modell auswählen.

05 2026 anymize eigene Modelle

05 2026 anymize Produkte

05 2026 anymize Integrationen

05 2026 anymize neuer Chat

Mistral AI Konnektoren

05 2026 anymize Konnektoren

05 2026 anymize Menüleiste

Dokumente anonymisieren mit anymize.ai

Das ist der eigentliche Kern von anymize. Du lädst ein PDF-, Word- oder Excel-Dokument hoch. anymize fragt, ob du es anonymisieren möchtest. Du klickst auf Ja. Die KI analysiert das Dokument – und hat keine echten Personendaten gesehen.

Ein konkretes Beispiel für deinen Beratungsalltag: Du hast nach einem Workshop einen Ergebnisbericht mit echten Teilnehmerzitaten und Namen. Du willst daraus eine Management-Präsentation erstellen. Mit anymize lädst du den Bericht hoch, lässt ihn anonymisieren, die KI erstellt die Zusammenfassung und die Originalnamen erscheinen im Ergebnis wieder, weil anymize die Platzhalter zurücksetzt.

Du kannst dem Dokument auch direkt Fragen stellen oder bestimmte Abschnitte analysieren lassen. Ergebnisse exportierst du als PDF, HTML oder Markdown.

Beim Upload hast du außerdem die Wahl: direkte Datei, YouTube-Link oder Website-URL. Für Website-Zugriffe weist anymize darauf hin, dass keine Anonymisierung stattfindet – weil es sich um öffentliche Inhalte handelt.

Das ist sinnvoll, wenn du allerdings ein Modell von anymize.ai verwendest, bist du auch hier auf der sichereren Seite, denn auch öffentliche Inhalte sollte man nicht einfach so in eine KI kippen.

05 2026 anymize De-Anonymisieren

05 2026 anymize Chat Dokument anonymisiert

05 2026 anymize Chat Dokument anonymisiert Nachfrage

05 2026 anymize Beispiel Anonymisierung

05 2026 anymize automatische Anonymisierung

05 2026 anymize Ansicht anonymisiert

05 2026 anymize Anonymisierung 1

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Apps: Transkription und Übersetzung von anymize.ai

Die Live-Transkription funktioniert direkt im Browser. Du sprichst, anymize verschriftlicht – und anonymisiert dabei. In meinem Test hat das gut funktioniert, das Tool hat Sprecher erkannt und sauber getrennt.

Du kannst die Browser-Anwendung auch mit deinem Smartphone verbinden. Du scannst den QR-Code und erhältst per Mail einen Code und somit kannst du auf dem Smartphone diktieren. Eine Funktion, die viele lieben werden 😉.

Kleiner Hinweis aus eigener Erfahrung: Das Transkript vom Smartphone erscheint nicht auf dem Handy. Es landet in der Browser-App unter Apps/Dokumente. Ich hatte das zunächst nicht gefunden und die Funktion zur Fehlermeldung genutzt, um nachzufragen. Die Antwort kam an einem Sonntag innerhalb von 30 Minuten. Das war fix 😀.

Texte und Audiodateien lassen sich auch übersetzen und zwar mit DeepL, das das beste und ein deutsches Tool dafür ist. Und alles ist vorher anonymisierbar. Praktisch, wenn du internationale Kundendokumente bearbeitest.

05 2026 anymize Wissensdatenbank 1

05 2026 anymize Wissensdatenbank 2

05 2026 anymize Wissensdatenbank

05 2026 anymize Übersetzung

05 2026 anymize anonymisierte Transkription

Wissensdatenbank in anymize.ai

Anstatt bei jedem Chat deine wichtigsten Dokumente neu hochzuladen, legst du eine Wissensdatenbank an. Name, kurze Beschreibung, Dokumente hinzufügen und fertig. Ich kenne das Prinzip aus Mistral und finde es sehr hilfreich. [Mistral.AI, datenschutzkonforme KI-Alternative].

Warum das sinnvoll ist: Je mehr Kontext du in einen einzelnen Chat packst, desto teurer wird es (Token-Kosten steigen mit der Kontextlänge) und desto schlechter wird die Qualität. KI-Modelle übersehen Informationen in der Mitte langer Texte. Das nennt sich Lost-in-the-Middle-Phänomen.

Praktisch für dich als Beraterin oder Berater: Leg für jedes Kundenprojekt eine Wissensdatenbank an mit Briefing, bisherigen Ergebnissen, Zieldefinitionen. Die KI kennt dann den Kontext, ohne dass du ihn jedes Mal neu eingeben musst.

05 2026 anymize Wissensdatenbank

05 2026 anymize Wissensdatenbank 2

05 2026 anymize Wissensdatenbank 1

05 2026 anymize Gedächtnis 2

05 2026 anymize Gedächtnis 1

05 2026 anymize Wörterbuch

05 2026 anymize Wörterbuch mit Eintrag

05 2026 anymize Wörterbuch Eintrag

Gedächtnis und Anonymisierungswörterbuch in anymize.ai

In den Einstellungen kannst du der KI mitteilen, was sie über dich wissen soll – zum Beispiel, dass du Beraterin oder Berater für Persönlichkeitsentwicklung bist. Das beeinflusst die Antworten.

Die Gedächtnis-Funktion: anymize kann sich Chats merken und lernt dich so besser kennen. Du kannst das Gedächtnis jederzeit an- oder ausschalten. Praktisch: Du kannst sogar bestehende Gespräche nachträglich ins Gedächtnis aufnehmen.

anymize bietet außerdem einen Prompt an, mit dem du dein Gedächtnis aus anderen KI-Tools importieren kannst – also Erinnerungen aus ChatGPT oder Claude in anymize übertragen. Ich habe gehört, dass man den Import sorgfältig prüfen und bereinigen sollte, damit kein Wirrwarr entsteht.

Und dann gibt es noch das globale Anonymisierungswörterbuch: Du kannst Einträge hinterlegen, z.B. bestimmte Firmennamen, Codewörter oder wiederkehrende Begriffe, die anymize bei jeder Anonymisierung automatisch berücksichtigt. Import per CSV oder manuell. Ein durchdachtes Detail.

De-Anonymisierung in anymize.ai

Einen eigenen Bereich gibt es auch für die De-Anonymisierung: Dort kannst du anonymisierte Texte wieder in lesbare Originale zurückverwandeln. Ich persönlich fände es intuitiver, das direkt dort machen zu können, wo ich auch anonymisiert habe, aber habe ich die Funktion noch nicht ganz verstanden 🤔.

Konnektoren von anymize.ai

Die Konnektoren sind aktuell noch Beta-Funktion, und die Auswahl ist noch überschaubar. Ich habe testweise Microsoft 365 verbunden, da ich die Microsoft Apps aus meiner Angestelltenzeit mitgenommen hatte. Daher bin ich also mein eigener Admin und konnte die Freigaben selbst erteilen. Die Verbindung hat problemlos funktioniert.

Ehrlich gesagt, weiß ich aber nicht, wie ich die Anbindung nutzen soll und ob ich das über einen Prompt im Chat auslöse.

Deshalb freue ich mich auf eines der Webinare, die anymize.ai anbietet. Falls dich anymize.ai interessiert, findest du hier die Daten und Zeiten: https://anymize.ai/webinare.

Alle Konnektoren laufen über das anymize Fountain-Modell. Ich bin gespannt, welche Integrationen noch kommen.

05 2026 anymize De-Anonymisieren

05 2026 anymize Compliance

05 2026 anymize Artefakte

05 2026 anymize Integrationen

05 2026 anymize Make Szenario

05 2026 anymize Installation anymize in Make

05 2026 anymize Installation anymize in Make 3

05 2026 anymize Installation anymize in Make 2

Artefakte in anymize.ai

Unter Artefakten findest du fertige Ergebnisse, die im Chat entstanden sind wie Code, Webseiten, Dokumente, Bilder.

Ich habe auch die Bildgenerierung kurz getestet: Mit dem super einfachen Prompt „Erstelle eine Grafik zum Vorteil von E-Mail-Marketing gegenüber Social Media habe ich ChatGPT, Fountain 1.0 und Gemini 2.5 Flash verglichen. Auch hier ist es wirklich praktisch, verschiedene Modelle direkt gegenüberzustellen.

05 2026 anymize Anymize Fountain1-0

05 2026 anymize Gemini 2-5 Flash

Make.com-Integration von anymize.ai

Für alle, die Automationen bauen: anymize bietet unter anderem ein eigenes Make.com-Modul (ich arbeite lieber mit Make.com als mit Zapier oder n8n. Du installierst es in Make.com, verbindest es mit deinem API-Key, den du unter „Developer“ findest in anymize.ai, und kannst in jedem Szenario automatisch anonymisieren, bevor Daten an ChatGPT, Claude oder andere Tools weitergeleitet werden.

Das heißt: Jeder Workflow, bei dem Kundendaten durch KI-Tools laufen, bleibt DSGVO-konform. Ich muss es erst noch fertig einrichten in Make.com, aber überhaupt die Möglichkeit finde ich praktisch, denn jetzt ist die Verwendung von KI in Automatisierungen sicher.

Dafür brauchst du jedoch den Professional-Plan mit API-Zugang.🤷‍♀️

Natürlich gibt es nicht nur eine Make.com Integration, sondern für die meisten gängigen Tools in diesem Bereich.

Eigene KI-Modelle von anymize.ai: Fountain und Waterfall

anymize bietet auch eigene KI-Modelle an: Waterfall und Fountain, basierend auf QAN 3.5. Beide sind in Deutsch trainiert und laufen ausschließlich auf deutschen Servern.

Wann ist das relevant? Wenn Anonymisierung den Datenwert zerstören würde – zum Beispiel bei Code, SQL-Abfragen oder strukturierten Daten ohne Personenbezug. Dann nutzt du direkt Fountain oder Waterfall. Die Daten verlassen Deutschland nicht.

Compliance-Features in anymize.ai für Teams

Wer anymize im Team nutzt, bekommt deutlich mehr Kontrolle. Admins können vier Compliance-Policies für den gesamten Workspace festlegen:

Dokument-Anonymisierung erzwingen
Prompt-Anonymisierung erzwingen
Vier-Augen-Prinzip aktivieren: manuelle Prüfung vor dem Senden
12-Sekunden-Countdown: Nutzerinnen und Nutzer können die anonymisierte Version nochmals prüfen, bevor sie abgeschickt wird

Das macht Sinn für Kanzleien, Arztpraxen oder Beratungsunternehmen, in denen mehrere Personen mit sensiblen Daten arbeiten und nicht jede Person selbst entscheiden soll, ob sie anonymisiert oder nicht.

Dazu kommen fünf Aufbewahrungsmodi pro Workspace: Sofort löschen, 24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage oder unbegrenzt. Nach Ablauf der Frist werden die Verknüpfungen zu den Originaldaten automatisch entfernt. Eine Re-Identifikation ist dann nicht mehr möglich.

anymize unterstützt außerdem die Anforderungen verschiedener Berufsordnungen: DSGVO und BDSG, § 203 StGB, § 43e BRAO, § 26a BNotO sowie Berufsordnungen für Medizin, Psychotherapie und Steuerberatung.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und BRAO-Einverständniserklärung sind übrigens direkt im Produkt hinterlegt, so ist kein separater Prozess, kein Nachfragen danach nötig.

Preise von anymize.ai

Drei Einzelpläne, ein transparentes Credit-System.

Starter: 20 Euro / Monat

Ca. 600.000 Credits – das entspricht rund 600 Seiten a 750 Wörtern. Inklusive Chat im Browser, Dokumentenanonymisierung und E-Mail-Support. Credits können nachgekauft werden.

Professional: 49 Euro / Monat

2,5-mal mehr Credits als der Starter und API-Zugang. Die richtige Wahl, wenn du Workflows in Make.com oder Zapier aufbauen oder anymize in eigene Systeme einbinden willst.

Für mich als Einzelunternehmerin ist das allerdings echt eine Überlegung, denn der Sprung von 20 zu 49 € ist recht groß, um hauptsächlich Zugang zur API zu bekommen.

Plus: 129 Euro / Monat

Ca. 5.000 Seiten Credits. Persönlicher Ansprechpartner, garantierte Verfügbarkeit, günstigere Nachkaufpreise für Credits.

Wie funktionieren Credits? Eine Seite mit ca. 750 Wörtern verbraucht rund 750 Credits. Chat-Anfragen werden separat gezählt, sie gehen nicht von den Credits ab. Die Chat-Limits setzen sich alle fünf Stunden zurück.

Was ich wirklich gut finde: Ungenutzte Credits bei Einzelplänen verfallen nicht sofort, sondern sind zwölf Monate gültig.

Und das Testen: 14 Tage kostenloser Zugang zu allen Funktionen, keine Kreditkarte, keine automatische Verlängerung. Das Konto pausiert nach der Testphase einfach. Ich finde das angenehm unkompliziert.

05 2026 anymize Preise Teampläne

05 2026 anymize Preise Einzelnutzer und Freelancer

Für wen lohnt sich anymize.ai?

Das Tool richtet sich primär an Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen wie Rechtsbranche, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Steuerberatung, HR und öffentlicher Sektor.

Aber ehrlich gesagt: Ich finde diese Eingrenzung zu eng gedacht.

Wenn du als Beraterin oder Berater mit Kundendaten arbeitest und das tust du fast zwangsläufig, dann bist du betroffen. Auch wenn du keine Ärztin bist und keinen § 203 StGB-Beruf ausübst.

Ich arbeite selbst mit den Daten meiner Kunden. Auch wenn ich vorsichtig bin, rutscht mir ab und zu ein personenbezogener Datensatz durch und landet irgendwo in Amerika oder in China. Dieses Problem löst anymize und ich habe keine Bauchschmerzen mehr, wenn ich KI nutze.

Was mich außerdem überzeugt hat: Das Tool ist einfach gehalten, du brauchst keine IT-Ausbildung. Du meldest dich an, siehst das Dashboard – und es ist sofort klar, was zu tun ist.

FAQ

Was bedeutet DSGVO-konform bei anymize konkret?

anymize verarbeitet alle Daten in deutschen Rechenzentren (Hetzner, ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert). Personenbezogene Daten werden vor dem Senden anonymisiert, damit fallen sie nicht mehr unter den Schutzbereich der DSGVO. AVV und BRAO-Einverständniserklärung sind direkt im Produkt verfügbar, keine separate Anfrage nötig.

Kann ich anymize kostenlos testen?

Ja. 14 Tage kostenloser Zugang zu allen Funktionen, keine Kreditkarte, keine automatische Verlängerung. Das Konto pausiert nach der Testphase einfach. Kein Kündigungsaufwand.

Brauche ich technisches Know-how, um anymize zu nutzen?

Nein. anymize ist eine reine Browser-Anwendung: keine Installation, kein IT-Projekt. Die Anonymisierung läuft – wenn gewünscht – automatisch. Für die Make.com- oder Zapier-Integration brauchst du Grundkenntnisse in Workflow-Automatisierung, aber das Tool selbst ist auch ohne diese intuitiv bedienbar.

Was passiert, wenn die KI meine anonymisierten Daten zurückschickt?

anymize setzt die Originaldaten in der Antwort wieder ein und du siehst das Ergebnis mit echten Namen und Begriffen. Die KI hat zu keinem Zeitpunkt die echten Daten gesehen. Die Zuordnung wird nach dem von dir eingestellten Aufbewahrungsmodus automatisch gelöscht.

Ist anymize auch für Soloselbstständige sinnvoll?

Ja. Bereits der Starter-Plan für 20 Euro enthält alle Kernfunktionen. Credits bei Einzelplänen sind zwölf Monate gültig – kein Druck, alles sofort aufzubrauchen. Wenn du Wert auf die API-Anbindung legst, dann brauchst du allerdings den Professional Plan.

Finale Gedanken

anymize löst ein reales Problem auf eine elegante Art. Es setzt nicht voraus, dass du selbst immer aufpasst. Es hilft dir dabei und zwar zuverlässig.

Wenn du beruflich mit sensiblen Daten arbeitest und gleichzeitig KI nutzen willst, ohne dir dabei ein schlechtes Gewissen zu machen, dann schau dir das Tool an. 14 Tage, keine Kreditkarte, kein Risiko.

Du fragst dich, wie du KI-Tools sinnvoll in deinen Beratungsalltag integrieren kannst, ohne Technikstress und ohne Datenschutzsorgen? Buch dir einen kostenlosen Kennenlern Call. Wir schauen gemeinsam, was zu dir passt.

Dies ist eine Momentaufnahme. Die Konnektoren sind aktuell noch Beta-Funktion, neue Modelle kommen laufend dazu. Stand: Mai 2026

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Diesen Text habe ich mit Unterstützung von KI erstellt.

Der Beitrag anymize-ki-dsgvo-konform erschien zuerst auf Michaela Platte.

Ist Dein Kontaktformular datenschutzkonform?

Sun, 25 Apr 2021 06:59:29 +0000

Stand 20. April 2021

Ist das Kontaktformular Deiner Website wirklich datenschutzkonform?

Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat der Datenschutz einen ordentlichen Aufwind bekommen und ist seither präsenter denn je. Das hat unter anderem auch damit zu tun, dass die DSGVO drastische Bußgelder auf Verstöße vorsieht.

Zum anderen wurden die Rechte der Betroffenen gestärkt, was dazu führt, dass zum einen die Aufklärungspflichten eines Unternehmers deutlich zugenommen haben (z.B. Aufklärung über Datenverarbeitung und Widerrufsmöglichkeiten) und JEDER eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen kann und jeder Beschwerde nachgegangen werden muss.

Leider sehe ich auch heute, mehr als 2 Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO täglich diverse Kontaktformulare, die nicht DSGVO-konform sind und das durch alle Unternehmensgrößen hinweg. Von daher, kann ich dir nur empfehlen, dass du dir die Zeit nimmst, diesen Artikel zu lesen und im Anschluss zu prüfen, ob dein Kontaktformular wirklich datenschutzkonform ist.

Braucht Deine Website eigentlich ein Kontaktformular?

Zunächst einmal solltest du dir die Frage stellen, ob du überhaupt ein Kontaktformular haben möchtest oder ob es ggf. genügt, wenn du deine Kontaktdaten angibst. Das wäre eine sehr datensparsame Methode.

Vorteil:

Es werden keine Daten des Webseitenbenutzers (IP-Adresse) und auch nicht die im Formular angegeben Daten (E-Mail-Adresse, Nachricht, ggf. Name, ggf. Telefonnummer) erhoben und an den Host deiner Webseite übermittelt. Die Daten deines Besuchers werden also geschützt.

Du kannst keine Fehler im Hinblick auf die Ausgestaltung des Kontaktformulars und die DSGVO machen.

Nachteil:

Der Besucher, muss erst seine E-Mails öffnen, um dich anzuschreiben.

Wer nun aber doch eins haben möchte – was ich sehr gut nachvollziehen kann –, muss gewisse Punkte beachten.

Die Eingabefelder Deines Kontaktformulars:

In vielen Kontaktformularen werden hier neben dem Vor- und Zuname und der E-Mail-Adresse auch die Telefonnummer oder weitere Daten abgefragt. Es dürfen allerdings nur die Daten erhoben werden, die wirklich notwendig sind und dem Zweck dieser Datenerhebung (=Datenverarbeitung) angemessen sind. Die DSGVO schreibt vor, dass die Datenverarbeitung auf ein notwendiges Maß beschränkt sein muss (Prinzip der Datenminimierung Art. 5 Nr. 1 c DSGVO). Erlaubt ist nur die Erhebung derjenigen personenbezogenen Daten, die zur Bearbeitung der Anfrage unbedingt nötig sind, dies macht die Kontaktformulare datenschutzkonform.

Doch welche Daten sind unbedingt notwendig?

Tatsächlich benötige ich nur die E-Mail-Adresse und das Nachrichtenfeld bzw. die Möglichkeit den Wunsch einer Kontaktaufnahme anzuklicken. Dieses sind also Pflichtfelder. Viele sehen den Namen ebenfalls als notwendig an, da dieser der Ansprache der Person gilt. Ein Onlineshop benötigt zudem ggf. eine Lieferadresse, aber i.d.R. keine Telefonnummer eines Käufers.

Wenn du weitere Daten erheben möchtest, die aber nicht unbedingt notwendig sind, so darf dies nicht mit einem Pflichtfeld abgefragt werden. Du kannst beispielsweise die nicht zwingend notwendige Telefonnummer abfragen, musst dann aber das Feld als optional kennzeichnen, z.B. über Worte wie „optional“ oder „freiwillige Angabe“ oder du markierst Pflichtfelder mit einem Sternchen (*).

Bei Pflichtfeldern, die über die unbedingt notwendigen Daten hinausgehen, wird im Optimalfall eine Begründung angeben, warum diese Daten erhoben werden (z.B. „Wir erheben ihre Telefonnummer, da wir unsere kostenlose Ersteinschätzung telefonisch erbringen“. Würde die Ersteinschätzung dann aber per E-Mail erfolgen, wäre die Datenabfrage hier nicht zulässig.)

Als Betreiber der Webseite und Verarbeiter der Daten musst du ggf. gut begründen können, warum auf deiner Webseite z.B. die Telefonnummer ein Pflichtfeld ist.

Im Kontaktformular über die Datenverarbeitung aufklären

Du musst im Kontaktformular selbst über die Datenverarbeitung im Hinblick auf das Kontaktformular aufklären. Da du hier Daten erhebst und verarbeitest, musst du hier an dieser Stelle dein Gegenüber über die Datenverarbeitung im Hinblick auf das Kontaktformular aufklären.

Inwieweit musst du aufklären?

Es muss über den Zweck der Verarbeitung der eingegebenen Daten, über die Dauer der Speicherung der Daten sowie über die Möglichkeit informiert werden, dass er der Verarbeitung für die Zukunft widerrufen kann. Optimalerweise mit dem Hinweis, wie dies erfolgen kann. (Dabei darf die Widerrufsmöglichkeit nicht deutlich schwieriger sein, als die Einwilligung).

Es muss hier auch auf die reguläre Datenschutzerklärung deiner Webseite verweisen (Link), da dort die Kontaktdaten von dir als Verantwortliche Person genannt werden. (So brauchst du dies nicht auch noch in dein Kontaktformular mit aufzunehmen).

Checkboxen

Ab und zu sieht man Checkboxen, die als Pflichtfeld angelegt sind, und bei denen man der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung zustimmen muss. Dies ist NICHT erforderlich.

Auch die Checkbox vor dem Aufklärungstext, ist nicht erforderlich – erhöht aber die Aufmerksamkeit des Nutzers.

Der Zweck der Datenverarbeitung für ein datenschutzkonformes Kontaktformular

Die im Rahmen des Kontaktformulars erhobenen Daten dürfen nur für den entsprechenden Zweck, also z.B. Kontaktaufnahme zur Beantwortung der Anfrage, verwendet werden. Eine weitere Verwendung ist nicht erlaubt (Art. 5 DSGVO, „Zweckbindungsprinzip“).

Du darfst also nicht, Werbung (darunter fallen auch Newsletter) an die über das Kontaktformular erfasste E-Mailadresse senden. (Einzige Ausnahme: Der Anfragende hat im Rahmen des Kontaktformulars ausdrücklich seine Zustimmung in die Zusendung von Werbung erklärt. Dazu ist eine gesonderte Einwilligung mit eigens anzuklickender Checkbox erforderlich. Hierbei gibt es dann auch noch weitere Dinge zu beachten, um das Kontaktformular datenschutzkonform zu gestalten).

Anti-Spam Mechanismen wie Captcha

Um zu verhindern, dass sog. Spambots dein Formular ausfüllen, gibt es mittlerweile eine ganze Menge an sogenannten Anti-Spam Mechanismen. Dazu gehören z.B. Captcha. Diese sind nicht zwingend erforderlich. Sie zählen zu den sogenannte Technisch-Organisatorischen Maßnahmen, welche du als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter einsetzt, um personenbezogene Daten zu schützen. Der erforderliche Umfang dieser sog. TOMs richtet sich danach, wie sensibel die Daten sind. Je sensibler die von dir verarbeiteten Daten aber sind (z.B. Gesundheitsdaten), desto sinnvoller ist deren Einsatz.

Ich gebe dir nur einen ganz kleinen Einblick, über die geläufigsten:

Captcha: Sicherheitscode, -frage, -bild

Ein Sicherheitscode stellt ein sog. Captcha dar, welches zufallsbasiert vier Zeichen (Buchstaben u. Zahlen) generiert. Mittlerweile gibt es allerdings Computerprogramme, welche die Zeichen identifizieren können.

Die Sicherheitsfrage ist ein sehr effektiver Spamschutz, da hier die Möglichkeit besteht, individuelle Fragen zu formulieren.

Bei Sicherheitsbildern sind z.B. Symbole korrekt anzuordnen oder Dinge auf Fotos zu erkennen und anzuklicken (Bsp.: „Klicken Sie alle Fotos an, auf denen eine Ampel zu sehen ist“.)

Zeitsperren:

Spambots versenden Nachrichten massenweise und binnen Millisekunden. Mit einer individuell einstellbaren Zeitsperre kannst du festlegen, dass die Nachricht erst nach x Sekunden abgesendet werden kann.

Honeypots:

Hierbei handelt es sich um versteckte Input-Felder, die als Falle dienen. Dies ist z.B. ein Feld in dem steht „Hier bitte nichts eintragen“. Spambots füllen i.d.R. alle Felder aus und würde dann hier in die Falle tappen, indem die Nachricht nicht versandt wird.

Des Weiteren bietet sich der Einsatz von sog. Bad Word Filtern / Schwarzen Listen, Klick Check und IP-Sperren oder aber der Verbot oder die Begrenzung, Links in das Nachrichtenfeld eingeben zu können, an (Linkblocker).

Bei der Analyse,
ob dein Kontaktformular die Anforderungen der DSGVO erfüllt,
darfst du jedoch nicht nur auf das Formular selbst schauen,
sondern es gibt noch einiges mehr zu beachten!

Verschlüsselte Datenübermittlung

Beim Besuch deiner Webseite werden Daten des Webseitenbenutzers (IP-Adresse) an den Host deiner Webseite übermittelt. Beim Absenden des Kontaktformulars werden auch die im Formular angegeben Daten (E-Mail-Adresse, Nachricht, ggf. Name, ggf. Telefonnummer) übermittelt. Der Vorgang der Datenübermittlung muss verschlüsselt ablaufen. Aus diesem Grund ist darauf zu achten, dass deine Webseite über eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung ist und somit die Anfrage des Webseitenbesuchers verschlüsselt per https an den Server versandt wird. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die im Rahmen des Kontaktformulars an dich übermitteln, nicht von weiteren Dritten mitgelesen werden.

Aufnahme des Kontaktformulars in die Datenschutzerklärung deiner Webseite

Sobald auf deiner Webseite ein Kontaktformular eingebunden ist, musst du zwingend dazu einen Passus in der regulären Datenschutzerklärung deiner Webseite aufnehmen, damit es datenschutzkonform wird. Bei Erstellung der Datenschutzerklärung deiner Webseite, kannst du in Generatoren, welche diese erstellen können, diesen Passus mit auswählen.

Beispiel

Löschung der Daten, sobald der Zweck entfallen ist

Sobald du die Daten nicht mehr brauchst, musst du diese aus deinen Systemen löschen. Die erhobenen Daten sind also unmittelbar zu löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist und keine anderweitigen gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, „Speicherbegrenzung“).

Aufnahme dieser Datenverarbeitung in dein Verarbeitungsverzeichnis

Du hast die Verpflichtung gemäß Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten in deinem Unternehmen zu führen. Diese Verpflichtung gilt für alle Unternehmer (Verantwortliche & auch Auftragsverarbeiter).

(Anmerkung: Die deutschen Datenschutzaufsichtbehörden gehen davon aus, dass jede Verarbeitung ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen birgt und somit die in der europäischen Datenschutzgrundverordnung festgehaltenen Ausnahmen, äußerst selten erfüllt wird. Faktisch muss damit nahezu jeder Unternehmer solch ein Verzeichnis führen. Du kommst also leider nicht drum herum.)

Auch die Datenerhebung auf deiner Webseite im Rahmen des Kontaktformulars stellt eine Verarbeitungstätigkeit dar und ist von daher in deinem Verzeichnis deiner Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Somit machst Du Dein Kontaktformular wirklich datenschutzkonform!

Karin Steffens ist ausgebildete Datenschutzbeauftragte und beschäftigt sich bereits seit 2017 mit Datenschutz. Sie berät Einzelunternehmer, Startups sowie KMU’s im Datenschutz und bietet auch spezielle Pakete für Virtuelle Assistent*innen an.

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