Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine virtuelle Assistenz zu finden: Unternehmen, die virtuelle Assistentinnen fest angestellt haben oder Plattformen für Freelancer, Facebook-, Xing- oder LinkedIn-Gruppen.
Vorteile, eine selbständige virtuelle Assistenz zu beauftragen, sind beispielsweise bessere Passung, den Anwerbeprozess selbst zu verantworten und dadurch eine längerfristige Beziehung aufzubauen, bei der die Zusammenarbeit immer besser und effizienter wird.
Nachteile sind mehr Aufwand im Vorfeld, bei Entfall/Krankheit einen Ersatz zu finden und je nach Sitz der virtuellen Assistenz eventuell Probleme mit Datensicherheit.
Vorteile von Dienstleistungsunternehmen sind ständige Ansprechpartner, der Entfall des Interviewprozesses, Ersatz bei Krankheit/Entfall oder auch Zugang zu einem Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten.
Jetzt werden die Bewerbungen gesichtet und bewertet, die Liste sollte nicht mehr als 5 – 6 passende virtuelle Assistentinnen enthalten. Fragen Sie die Kandidatinnen, ob sie bereit sind auf Probe zu arbeiten – natürlich in einem vernünftigen Rahmen von 1 bis 2 Stunden. Hierfür bereiten Sie genaue Instruktionen vor, was und wie die Aufgaben zu erledigen sind. Vielleicht erstellen Sie sogar ein Video, während Sie selbst arbeiten, um die Tätigkeit zu veranschaulichen: z.B. Rechercheauftrag, Bearbeitung einer Exceldatei, Schreiben eines Blogposts. Sie können auch anbieten, per Skype o.ä. für Rückfragen erreichbar zu sein.
Wenn jede virtuelle Assistenz die gleichen Aufgaben erledigt, können Sie die Ergebnisse gut vergleichen. Sind sie wie erwartet? Sind die Ergebnisse akkurat mit Blick für das Detail? Könnte die Kandidatin mit ein bisschen Training eine wertvolle Hilfe sein?
Somit sind Sie ihrer neuen virtuellen Mitarbeiterin nähergekommen.