virtuelle Assistenz, Backoffice, Produktivität

Wie findet man gute Unterstützung durch eine

Für die meisten Einzelunternehmer*innen o.ä. besteht das größte Problem darin, loszulassen und vermeintlich die Verantwortung abzugeben. Auch die Befürchtung, dass eine virtuelle Assistenz nicht gut ist und alles durcheinanderbringt, sehen manche vielleicht als Hindernis. Virtuelle Assistent*innen sind auch nur Menschen, die aber gern und schnell lernen und sich rasch einarbeiten, um bestmöglich zu unterstützen. Ihr Ziel ist es immer, ihre Kund*innen so gut wie möglich zu entlasten und ihnen Mehrwert zu liefern.

virtuelle Assistenz

Jede*r Einzelunternehmer*in erreicht irgendwann eine Grenze, an der er/sie Hilfe benötigt, um sein/ihr Geschäft weiter voranzubringen. D.h. er/sie muss sich Unterstützung suchen. 

Wie geht man am besten vor?

1. Schritt

Das erste Geheimnis, um erfolgreich mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten liegt darin, sich selbst gut zu kennen. Besonders:

  • Worin sind Sie gut?
  • Worin sind Sie nicht so gut?
  • Was tun Sie am liebsten?
  • Was nervt Sie am meisten?
  • Was brauchen Sie, um Ihr Geschäft voranzubringen?
  • Was würden Sie tun, wenn Sie mehr Zeit hätten?

Wenn Sie diese Fragen beantworten und Ihre Stärken und Schwächen kennen (machen Sie eine Liste!), haben Sie schon einen großen Schritt getan, bevor Sie eine virtuelle Assistenz anstellen:

2. Schritt

Jetzt wissen Sie, was Sie gut und gern machen und was weniger. Als nächstes sollten Sie für 1 – 2 Wochen aufschreiben, was Sie täglich tun und wie lange jeweils. Z.B.

  • Mails lesen und beantworten: 30 Minuten
  • Kundenanfragen bearbeiten: 60 Minuten
  • Recherche für einen Artikel und schreiben: 60 Minuten
  • Social Media: lesen, posten etc.: 30 Minuten
  • Webseite checken und updaten: 15 Minuten
  • Mit Interessenten telefonieren: 30 Minuten
  • Buchhaltung etc.: 60 Minuten

Nun überlegen Sie, was Sie davon an eine virtuelle Assistenz vergeben können. Fangen Sie erst einmal klein mit einer Aufgabe an, z.B. Rechercheaufgaben, um zu sehen, ob das für Sie funktioniert.

Und welche Anforderungen haben Sie an eine virtuelle Assistenz? Soll sie schon besonderes Wissen haben oder arbeiten Sie sie ein? Wann muss sie verfügbar sein? Welches Budget haben Sie?

3. Schritt

Hier geht es um das Budget und eine aussagekräftige Stellenbeschreibung. Es gibt mittlerweile viele Unternehmen und Freelancer, die in diesem Bereich tätig sind. Im Allgemeinen gilt die gute alte Regel „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“. Es gibt Unternehmen, die mit Stundenlöhnen von 4 € werben, aber das kann keine faire Bezahlung sein. Faire Bezahlung ist eine enorme Motivation.

HIer ist ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung:

Ich suche eine engagierte virtuelle Assistenz für einen (hoffentlich) langfristigen Einsatz in Vollzeit.

Sie sind eine erfahrene Internetnutzerin, die Excel sehr gut kennt und liebt. Sie kennen die besten Internetseiten, um Informationen zu sammeln und sind ein organisatorisches Talent. Sie lernen schnell und arbeiten zuverlässig ohne andauernde Überwachung.

Sie finden Wege, um die Routine und das Alltägliche spannend zu machen. Auch sind Sie Meisterin der Effizienz und Produktivität. Sie kennen sich mit Social Media aus und kümmern sich gern um Kunden.

Interesse an XY ist ein Vorteil, genauso wie Erfahrung mitXY AdWords. Sie sind verantwortlich für XY.

Finden Sie sich wieder? Dann freue ich mich auf Ihre Nachricht mit Resumé und Referenzen. Möglicherweise werde ich vor einem Interview darum bitten, ein paar Testaufgaben zu erledigen.

 

Zeigen Sie Persönlichkeit, listen Sie auf, welche Jobs erledigt werden sollen und geben Sie spezifische Instruktionen zum Einsenden der Bewerbungen.

Jetzt können Sie loslegen: schreiben Sie Ihren perfekten Hilfeaufruf.

4. Schritt

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine virtuelle Assistenz zu finden: Unternehmen, die virtuelle Assistentinnen fest angestellt haben oder Plattformen für Freelancer, Facebook-, Xing- oder LinkedIn-Gruppen.

Vorteile, eine selbständige virtuelle Assistenz zu beauftragen, sind beispielsweise bessere Passung, den Anwerbeprozess selbst zu verantworten und dadurch eine längerfristige Beziehung aufzubauen, bei der die Zusammenarbeit immer besser und effizienter wird.

Nachteile sind mehr Aufwand im Vorfeld, bei Entfall/Krankheit einen Ersatz zu finden und je nach Sitz der virtuellen Assistenz eventuell Probleme mit Datensicherheit.

Vorteile von Dienstleistungsunternehmen sind ständige Ansprechpartner, der Entfall des Interviewprozesses, Ersatz bei Krankheit/Entfall oder auch Zugang zu einem Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten.

Jetzt werden die Bewerbungen gesichtet und bewertet, die Liste sollte nicht mehr als 5 – 6 passende virtuelle Assistentinnen enthalten. Fragen Sie die Kandidatinnen, ob sie bereit sind auf Probe zu arbeiten – natürlich in einem vernünftigen Rahmen von 1 bis 2 Stunden. Hierfür bereiten Sie genaue Instruktionen vor, was und wie die Aufgaben zu erledigen sind. Vielleicht erstellen Sie sogar ein Video, während Sie selbst arbeiten, um die Tätigkeit zu veranschaulichen: z.B. Rechercheauftrag, Bearbeitung einer Exceldatei, Schreiben eines Blogposts. Sie können auch anbieten, per Skype o.ä. für Rückfragen erreichbar zu sein.

Wenn jede virtuelle Assistenz die gleichen Aufgaben erledigt, können Sie die Ergebnisse gut vergleichen. Sind sie wie erwartet? Sind die Ergebnisse akkurat mit Blick für das Detail? Könnte die Kandidatin mit ein bisschen Training eine wertvolle Hilfe sein?

Somit sind Sie ihrer neuen virtuellen Mitarbeiterin nähergekommen.

5. Schritt

Kommen wir also zum Interview. Sie sind dabei, jemand in Ihr Unternehmen aufzunehmen, also ist es nur logisch, die virtuelle Assistenz zunächst besser kennenzulernen.

Sie lernen, wie sie denkt und sich verhält, wie ernst es ihr mit dem Job ist und ob die Chemie stimmt. Bei Video-Anrufen können Sie die Webcam nutzen und bekommen auch die non-verbale Kommunikation mit.

Führen Sie das Interview lieber als Dialog statt als Befragung, erzählen Sie etwas über sich selbst und lassen Sie die virtuelle Assistentin auch eigene Fragen stellen. Hier sind ein paar Vorschläge für Interviewfragen:

Erzählen Sie mir etwas über sich selbst. Was für einen Background haben Sie?

Warum haben Sie sich gerade für diesen Job beworben?

Welche der Probeaufgaben haben Sie am liebsten durchgeführt und warum?

Auf was Ihrer bisherigen Tätigkeit sind Sie am meisten stolz?

Was motiviert Sie?

Das Interview sollte nicht länger als 20 Minuten dauern, Sie wollen ja keinen Geschäftsführer einstellen. Und bleiben Sie realistisch, eine virtuelle Assistentin ist keine eierlegende Wollmichsau. Versuchen Sie, die Kandidatin einzuschätzen, ebenso wie ihren Enthusiasmus und die Fähigkeit, schnell zu lernen und Anweisungen umzusetzen.

So, wenn alles passt, können die Vertragsbedingungen besprochen werden: stundenweise Zahlung oder ein Paket, Voraus- oder Anzahlung, Probezeit zu besonderen Konditionen etc.

Dann steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit hoffentlich nichts mehr im Weg.

Seien Sie sich aber bewusst darüber, dass Sie beide sich zu Anfang zurecht finden müssen und es zu Missverständnissen kommen kann. Hier ist es besonders wichtig, sehr gut zu kommunizieren und alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. In diesem Zusammenhang darf der Hinweis auf konstantes Feedback nicht fehlen.

Eine virtuelle Assistenz kann keine Gedanken lesen und regelmäßige Besprechungen helfen Ihnen, schneller den Mehrwert der Zusammenarbeit und Unterstützung zu erreichen.

Mit Unterstützung leichter zum Ziel

Ich unterstütze meine Kunden im Tagesgeschäft mit Administration & Organisation. Haben Sie Fragen dazu? Dann schicken Sie mir doch einfach eine Mail an info@michaelaplatte.de oder sichern Sie sich in meinem Kalender gern einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch: Terminvereinbarung.

alle Bilder nach Creative Commons linzensiert

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