Reisekostenabrechnungstool Belegmeister - Test und Übersicht
Letztes Jahr hatte ich 2 Blogposts zu kostenlosen bzw. kostengünstigen Reisekostenabrechnungstools erstellt, da ich selbst für meine wenigen „Reisen“ eine praktische Software gesucht habe. Alles, was die Buchhaltung und somit das Leben einfacher macht, ist mir willkommen.
Und ich denke, das geht ganz vielen so 😊
Eines der Tools war Refundfox und damit hatte ich mich wirklich angefreundet. Als dann Anfang 2021 eine Mail kam, dass die Anwendung geschlossen wird, war ich echt enttäuscht. Da wir alle wissen, was 2020 los war, kennen wir den Hintergrund und auch ich bin ja nicht mehr aus meinem Homeoffice herausgekommen, brauchte also auch keine Reisekostenabrechnungssoftware mehr. Insofern war die Einstellung von Refundfox für mich nicht tragisch.
Allerdings wurde in der Nachricht darauf hingewiesen, dass man sich um seine Reisekostenabrechnung bzw. die gespeicherten Vorgänge bis zum Stichtag kümmern sollte.
Kurz darauf wurde ich von dem Geschäftsführer von Belegmeister GmbH angeschrieben mit der Information, dass Belegmeister einen Migrationsservice anböte für Nutzer von Refundfox und ob ich meinen Blogpost nicht mit diesem Verweis aktualisieren und mir seine Reisekostenabrechnungslösung ansehen wolle. Der Geschäftsführer hat besonders auf die Belegerkennung verwiesen, die er für die derzeit beste in Deutschland hält. Hier kann ich schon mal sagen, dass es da nichts zu meckern gibt 😉.
Erläuterungen zum Reisekostenabrechnungstool von Belegmeister
Es gibt eine Web- und eine mobile Anwendung, wobei die mobile Anwendung aus juristischen Gründen derzeit nur für Android-Handys zur Verfügung steht.
Zum Testen kann man kostenlos die Unternehmens- anstelle der Einzelnutzerlösung wählen.
Handy-App des Reisekostenabrechnungstools von Belegmeister:
Nach der Anmeldung kommt also zunächst diese Meldung
woraufhin mir freundlicherweise vom Support die Unternehmensversion zum Testen zur Verfügung gestellt wurde, hier die Startseite der App
Die Funktionen sind ziemlich selbsterklärend wie diese Screenshots zeigen. Wenn die Reise angelegt ist, können über die Kamera Belegfotos hinzugefügt werden:
das rote „N“ bedeutet, dass diese Abrechnungsposition noch nicht eingereicht wurde.
Benachrichtigung per Mail vom Reisekostenabrechnungstool Belegmeister
Nach dem Einreichen der Reisekostenunterlagen bekam ich (als Prüferin) eine Mail, mit der ich darüber informiert wurde:
Webversion der Reisekostenabrechnungssoftware Belegmeister:
Auch hier ist alles gut verständlich aufgebaut und es gibt zu Anfang eine kleine oder auch größere Tour, bei der man sich mit dem Reisekostenabrechnungstool vertraut machen kann:
Weitere Einstellungen im Reisekostenabrechnungstool Belegmeister
Über den Avatar kann man allgemeine Kontoinformationen und andere Einstellungen, z.B. zur Kontierung, vornehmen:
Eine externe Betriebsprüfung ist möglich durch einen Zugang für den Steuerberater/Prüfer.
Der Reiter „Reisen“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister
Unter dem Reiter „Reisen“ kann man also neue Reisen anlegen, wenn man den Haken gesetzt hat und über 8 Stunden ist, werden die Verpflegungspauschen automatisch berechnet:
Reiter „Reisekosten“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister
hier fügt man über da Plus neue Abrechnungspositionen hinzu:
Schön wäre hier, wenn man über einen eingebauten Routenplaner gleich die gefahrenen Kilometer übernehmen könnte 👍
So sieht die Abrechnungsposition als Listenelement aus:
die Position kann dann ganz einfach nachträglich bearbeitet werden, über den Stift oder das kleine Menü links, das beim Hovern erscheint:
über die Glocke kann man einsehen, welche Arbeitsschritte ausgeführt worden sind:
Der Hilfebereich des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister:
Die Hilfeseite ist übersichtlich und wenn man zu dem Thema, in dem man sich im Programm gerade befindet, eine Anleitung benötigt, dann kommt man dort sehr schnell hin:
Tour zu dieser Seite:
Der Reiter „Abrechnungen“ im Reisekostenabrechnungstool Belegmeister
Hier findet man alle eingereichten und erstellten Reisen, die man nach diversen Kriterien filtern kann
Da ich sowohl Erstellerin als auch Prüferin bin, muss ich die Rolle wechseln, indem ich auf meinen Avatar klicke:
Dann kann der Prüfer, also ich, die Abrechnung bearbeiten, d.h. freigeben oder ablehnen (über das Symbol links der Position kommt man in den Bearbeitungsmodus:
Die freigegebene Abrechnung kann man dann exportieren und im Reiter „Belege“ erscheint ein Vermerk:
Hier sieht man die fiktive Reise, die ich angelegt habe:
Und so ist die Ansicht im Reiter „Reisekosten“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister
Die Einträge können bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.
Sobald die Abrechnung freigegeben wird, erhält der Einreicher eine Bestätigungsmail:
Möchte man in der Webanwendung eine Abrechnungsposition für eine Kilometerpauschale erstellen, geht man auf den Reiter „Reisekosten“ und klickt auf das grüne Pluszeichen unten rechts. Es öffnet sich ein neuer Dialog und bei Kostenart kann man dann die gewünschte Option auswählen.
Besonders komfortabel wäre es, wenn über einen Routenplaner und der in der Reise vermerkten Adresse gleich die Anzahl der Kilometer berechnet würden, aber so gibt man dann die gefahrenen Kilometer ein und der Betrag wird automatisch ausgerechnet.
Die Preise der Reisekostenabrechnungssoftware Belegmeister
Die Software kostet für Einzelnutzer nicht viel und auch für Unternehmen sind die Kosten übersichtlich. Man muss ja immer den Aufwand und die Zeit dagegen rechnen, die man durch dieses Tool spart.
Information zur App
Stand 11 2021:
Im App Store ist die Einzelnutzerversion nun auch für iOS wieder verfügbar. Damit können sich Unternehmen und Solo-Selbständige auf allen Kanälen gleichermaßen (App Store, Play Store, Webseite) für die Unternehmensversion bzw. die Einzelnutzerversion registrieren.
Mein Fazit zum Reisekostenabrechnungstool Belegmeister
Die Software ist eigentlich ziemlich einfach anzuwenden und auch wieder für iPhone-Besitzer als App verfügbar (s.o.).
Die Investition ist eher gering und es handelt sich um ein deutsches Produkt. 👍
Ich würde sagen: einfach mal ausprobieren – wenn die Situation es wieder erlaubt.
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