Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Reisekostenabrechnungstool Belegmeister - Test und Übersicht

Letztes Jahr hatte ich 2 Blogposts zu kostenlosen bzw. kostengünstigen Reisekostenabrechnungstools erstellt, da ich selbst für meine wenigen „Reisen“ eine praktische Software gesucht habe. Alles, was die Buchhaltung und somit das Leben einfacher macht, ist mir willkommen.

Und ich denke, das geht ganz vielen so 😊

Eines der Tools war Refundfox und damit hatte ich mich wirklich angefreundet. Als dann Anfang 2021 eine Mail kam, dass die Anwendung geschlossen wird, war ich echt enttäuscht. Da wir alle wissen, was 2020 los war, kennen wir den Hintergrund und auch ich bin ja nicht mehr aus meinem Homeoffice herausgekommen, brauchte also auch keine Reisekostenabrechnungssoftware mehr. Insofern war die Einstellung von Refundfox für mich nicht tragisch.

Allerdings wurde in der Nachricht darauf hingewiesen, dass man sich um seine Reisekostenabrechnung bzw. die gespeicherten Vorgänge bis zum Stichtag kümmern sollte.

Kurz darauf wurde ich von dem Geschäftsführer von Belegmeister GmbH angeschrieben mit der Information, dass Belegmeister einen Migrationsservice anböte für Nutzer von Refundfox und ob ich meinen Blogpost nicht mit diesem Verweis aktualisieren und mir seine Reisekostenabrechnungslösung ansehen wolle. Der Geschäftsführer hat besonders auf die Belegerkennung verwiesen, die er für die derzeit beste in Deutschland hält. Hier kann ich schon mal sagen, dass es da nichts zu meckern gibt 😉.

Erläuterungen zum Reisekostenabrechnungstool von Belegmeister

Es gibt eine Web- und eine mobile Anwendung, wobei die mobile Anwendung aus juristischen Gründen derzeit nur für Android-Handys zur Verfügung steht.

Zum Testen kann man kostenlos die Unternehmens- anstelle der Einzelnutzerlösung wählen.

Handy-App des Reisekostenabrechnungstools von Belegmeister:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Nach der Anmeldung kommt also zunächst diese Meldung

 

 

woraufhin mir freundlicherweise vom Support die Unternehmensversion zum Testen zur Verfügung gestellt wurde, hier die Startseite der App

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Die Funktionen sind ziemlich selbsterklärend wie diese Screenshots zeigen. Wenn die Reise angelegt ist, können über die Kamera Belegfotos hinzugefügt werden:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

das rote „N“ bedeutet, dass diese Abrechnungsposition noch nicht eingereicht wurde.

Benachrichtigung per Mail vom Reisekostenabrechnungstool Belegmeister

Nach dem Einreichen der Reisekostenunterlagen bekam ich (als Prüferin) eine Mail, mit der ich darüber informiert wurde:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Webversion der Reisekostenabrechnungssoftware Belegmeister:

Auch hier ist alles gut verständlich aufgebaut und es gibt zu Anfang eine kleine oder auch größere Tour, bei der man sich mit dem Reisekostenabrechnungstool vertraut machen kann:

Weitere Einstellungen im Reisekostenabrechnungstool Belegmeister

Über den Avatar kann man allgemeine Kontoinformationen und andere Einstellungen, z.B. zur Kontierung, vornehmen:

Eine externe Betriebsprüfung ist möglich durch einen Zugang für den Steuerberater/Prüfer.

Der Reiter „Reisen“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister

Unter dem Reiter „Reisen“ kann man also neue Reisen anlegen, wenn man den Haken gesetzt hat und über 8 Stunden ist, werden die Verpflegungspauschen automatisch berechnet:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Reiter „Reisekosten“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister

hier fügt man über da Plus neue Abrechnungspositionen hinzu:

Schön wäre hier, wenn man über einen eingebauten Routenplaner gleich die gefahrenen Kilometer übernehmen könnte 👍

So sieht die Abrechnungsposition als Listenelement aus:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

die Position kann dann ganz einfach nachträglich bearbeitet werden, über den Stift oder das kleine Menü links, das beim Hovern erscheint:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

über die Glocke kann man einsehen, welche Arbeitsschritte ausgeführt worden sind:

Der Hilfebereich des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister:

Die Hilfeseite ist übersichtlich und wenn man zu dem Thema, in dem man sich im Programm gerade befindet, eine Anleitung benötigt, dann kommt man dort sehr schnell hin:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Tour zu dieser Seite:

Der Reiter „Abrechnungen“ im Reisekostenabrechnungstool Belegmeister

Hier findet man alle eingereichten und erstellten Reisen, die man nach diversen Kriterien filtern kann

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Da ich sowohl Erstellerin als auch Prüferin bin, muss ich die Rolle wechseln, indem ich auf meinen Avatar klicke:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Dann kann der Prüfer, also ich, die Abrechnung bearbeiten, d.h. freigeben oder ablehnen (über das Symbol links der Position kommt man in den Bearbeitungsmodus:

Die freigegebene Abrechnung kann man dann exportieren und im Reiter „Belege“ erscheint ein Vermerk:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Hier sieht man die fiktive Reise, die ich angelegt habe:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister
Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Und so ist die Ansicht im Reiter „Reisekosten“ des Reisekostenabrechnungstools Belegmeister

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Die Einträge können bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Sobald die Abrechnung freigegeben wird, erhält der Einreicher eine Bestätigungsmail:

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Möchte man in der Webanwendung eine Abrechnungsposition für eine Kilometerpauschale erstellen, geht man auf den Reiter „Reisekosten“ und klickt auf das grüne Pluszeichen unten rechts. Es öffnet sich ein neuer Dialog und bei Kostenart kann man dann die gewünschte Option auswählen.

Besonders komfortabel wäre es, wenn über einen Routenplaner und der in der Reise vermerkten Adresse gleich die Anzahl der Kilometer berechnet würden, aber so gibt man dann die gefahrenen Kilometer ein und der Betrag wird automatisch ausgerechnet.

Reisekostenabrechnung Software Belegmeister

Die Preise der Reisekostenabrechnungssoftware Belegmeister

Die Software kostet für Einzelnutzer nicht viel und auch für Unternehmen sind die Kosten übersichtlich. Man muss ja immer den Aufwand und die Zeit dagegen rechnen, die man durch dieses Tool spart. 

Preise

Mein Fazit zum Reisekostenabrechnungstool Belegmeister

Die Software ist eigentlich ziemlich einfach anzuwenden und auch wenn man als iPhone-Besitzer die App nicht nutzen kann, kann man ein Foto des Belegs in die Webanwendung hochladen und dort komfortabel bearbeiten.

Die Investition ist eher gering und es handelt sich um ein deutsches Produkt. 👍

Ich würde sagen: einfach mal ausprobieren – wenn die Situation es wieder erlaubt.

Hier der ganze Beitrag als Flipbook 👇

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