Heute geht es um die App
Als nächste App, mit der man Reisekosten schon unterwegs erfassen und verarbeiten kann, stelle ich hier RefundFox vor. Die App hat ziemlich gute Bewertungen erhalten und ich finde das Design und Handhabung sehr angenehm und einfach.
Das Unternehmen wirbt damit, dass alle Belege „fast von allein“ an einem Ort gespeichert werden können und dass automatisch erkannte Belege einer Reise zugeordnet werden. Somit entfällt das Sortieren und Drucken, man vergisst nichts und spart Zeit sowie Geld.
Kaum hat man also die Reise beendet, ist die Abrechnung schon fertig und sie kann mit allen Belegen als PDF verschickt oder – wenn man die Option dazubucht – als Excel-Datei erstellt werden.
Dies sind die Möglichkeiten für Einzelanwender/Privatpersonen, für Unternehmen gibt es ein eigenes Firmenkundenportal.
“Abrechnungen im Firmenportal sichten, freigeben und mit einem Klick z.B. in DATEV buchen. Analysetools helfen zusätzlich Reisekosten zu visualisieren und zu senken.”
Die Reisekosten- und Buchhaltungsexperten beraten Sie gerne und man hat die Möglichkeit, eine Präsentation vereinbaren und sich die Software/App so ausführlich erklären zu lassen.
Firmenlösung
Die Firmenlösung kostet 8,00 € netto/Benutzer/Monat und enthält:
- Unbegrenzte Belegerkennung
- Reiseerfassung
- Export zu PDF
- Kostenanalysen zu Reisen/Belegen
- FI/HR-Portal zur Abwicklung der Erstattungen
- Alle Daten digital weiterverarbeitbar
- Anbindung an ERP-Systeme
- Mehrere Projekte pro Reise
- Anbindung auch externer Nutzer
- Zentrale Projekte / Kostenträger
Die Enterprise-Lösung ist noch umfangreicher und ein Angebot wird individuell erstellt.
Wie funktioniert das nun?
Nach dem Herunterladen muss man zunächst ein Passwort vergeben, falls man sich nicht mit LinkedIn anmelden möchte. Ich persönlich ziehe es vor, meine Anmeldedaten immer separat zu halten, aber wer es bequem haben möchte, freut sich wahrscheinlich über solch eine Möglichkeit (Google oder Facebook werden nicht als Anmeldemöglichkeiten angeboten).
Sobald man ein Passwort vergeben, die Datenschutzerklärung gelesen und bestätigt hat, erhält man eine Bestätigungsmail mit einer Mailadresse, an die man dann z.B. Belege schicken kann, um sie in der App zu verarbeiten.
So, nun kann man sich die Features ansehen und sich mit der App vertraut machen. Es gibt ein kleines Beispielprojekt und zu den einzelnen Schritten gleich ein paar Infos, die einem schnell die Bedienung der App erklären.
Am unteren Rand sieht man 4 Auswahlfelder: Belege, Reisen, Projekt, Privat. Mit dem „Plus“ öffnet man ein Bedienungsmenü, das je nach Auswahlfeld unterschiedliche Optionen bietet.
Einstellungen
In der linken oberen Ecke befindet sich das „Hamburger Menü“, mit dem man verschiedene Voreinstellungen vornehmen, den Posteingang ansehen oder sich abmelden kann.
In den Einstellungen trägt man die Mail-Adresse ein, an die die RK-Abrechnung geschickt wird, außerdem kann man noch eine weitere Mail-Adresse einpflegen für z.B. Buchhaltung, Steuerberater o.ä. Außerdem kann man seine eingescannte Unterschrift hinterlegen und angeben, ob auf Bewirtungsbelegen Trinkgeld prozentual aufgeschlagen werden soll.
Wenn man seine Daten als Excel-Datei oder im Datev-Format benötigt, hat man die Möglichkeit diese Optionen für jeweils 3,99 € pro Monat hinzu zubuchen. Ich finde, das ist nicht teuer. Letztlich ist das aber auch nur ein Rechenbeispiel, je nachdem z.B. welche Buchhaltungssoftware man benutzt. Bei einigen kann man die Option der Reisekostenabrechnung ja ebenfalls dazu buchen und wenn alle Funktionen in einer Software genutzt werden können, ist das natürlich komfortabler.
Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, die erstellen RK-Abrechnungen oder Belege in seiner Dropbox abzulegen bzw. darüber hochzuladen. Dies ist im kostenlosen Umfang enthalten.
Ist die Reisekostenabrechnung bzw. der Bericht erstellt, kann er verschickt werden per Mail.
Belege können direkt eingescannt werden zur Verarbeitung. Dafür muss man den Zugriff auf die Kamera freigeben.
Ich persönlich finde diese App gut aufgebaut und intuitiv.
Sie haben keine Zeit oder Lust, ihre Reisekostenabrechnung zu machen, dann erledige ich das gern für Sie 😀
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