Heute geht es um die App RefundFox

Update

Leider stellt RefundFox die App und die Zusatzfunktionen ein

Dies ist die Info, die an die Anwender verschickt wurde:

Hallo RefundFox-Nutzer,

leider müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass die Reisekostenlösung RefundFox zum 31.01.2021 eingestellt wird. Nach einem für alle sehr schwierigen Jahr ist eine Weiterführung unserer Lösung leider nicht mehr länger möglich.

Vor diesem Hintergrund kündigen wir den Vertrag mit Ihnen über die Nutzung der App sowie ggf. der Zusatzfunktionen zum 31.01.2021.

Für Sie als Nutzer der App bedeutet dies, dass Sie Ihre Reisekostenabrechnungen noch bis zum 31.01.2021 wie gewohnt erstellen können. Anschließend werden die RefundFox Server abgeschaltet.

Die App kann anschließend nur noch eingeschränkt genutzt werden. Sie behalten Zugriff auf Ihre bestehenden Dokumente. Neue Belege können nur noch manuell erfasst werden, Firmenportale und Cloud-Synchronisation stehen nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie sich aus der App abmelden oder die App löschen, können Sie sich nicht mehr anmelden und Ihre Dokumente nicht wieder herstellen.

Wir bedanken uns bei Ihnen für die stets sehr gute Zusammenarbeit und bedauern sehr, dass wir Sie nicht länger bei der einfachen Reisekostenabrechnung unterstützen können.

Beste Grüße und bleiben Sie gesund,
Team RefundFox

Tja, wir wissen alle, wie schwierig die Zeiten für die Reisebranche in 2020 waren und auch in 2021 sein werden. Und wie man sieht, betrifft dies nicht nur Hotels oder Reiseveranstalter, sondern auch Anbieter von Software zu Reisekosten und Reisekostenabrechnungen.

Was machen mit den Reisekostenabrechnungen?

Kurze Zeit später erhielt ich eine neue Mail. Diesmal vom Geschäftsführer des Unternehmens Belegmeister GmbH, der mich auf ihren kostenlosen Migrationsservice aufmerksam machte.

Diese Info zu einer alternativen Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erstellen, möchte ich nicht vorenthalten 😉

Belegmeister bietet allen bestehenden RefundFox-Unternehmenskunden an, sie beim Umzug der Daten zu Belegmeister GmbH zu unterstützen.

Auf dem Blog von Belegmeister gibt es weiterführende Informationen dazu – einfach mal reinschauen.

Ich werde die Reisekosten Software von Belegmeister in den nächsten Tagen testen und vorstellen.

Bis dahin gibt das Handbuch, das ich von Belegmeister zur Verfügung gestellt bekam, einen Überblick. Irgendwann werden Geschäftsreisen wieder einfacher möglich sein und damit muss man auch wieder Reisekostenabrechnungen erstellen.

Dies war übrigens der ursprüngliche Überblick zur Reisekostenabrechnung mit RefundFox 🤷‍♀️

Als nächste App, mit der man Reisekosten schon unterwegs erfassen und verarbeiten kann, stelle ich hier RefundFox vor. Die App hat ziemlich gute Bewertungen erhalten und ich finde das Design und Handhabung sehr angenehm und einfach.

Das Unternehmen wirbt damit, dass alle Belege „fast von allein“ an einem Ort gespeichert werden können und dass automatisch erkannte Belege einer Reise zugeordnet werden. Somit entfällt das Sortieren und Drucken, man vergisst nichts und spart Zeit sowie Geld.

Kaum hat man also die Reise beendet, ist die Abrechnung schon fertig und sie kann mit allen Belegen als PDF verschickt oder – wenn man die Option dazubucht – als Excel-Datei erstellt werden.

Dies sind die Möglichkeiten für Einzelanwender/Privatpersonen, für Unternehmen gibt es ein eigenes Firmenkundenportal.

“Abrechnungen im Firmenportal sichten, freigeben und mit einem Klick z.B. in DATEV buchen. Analysetools helfen zusätzlich Reisekosten zu visualisieren und zu senken.”

Die Reisekosten- und Buchhaltungsexperten beraten Sie gerne und man hat die Möglichkeit, eine Präsentation vereinbaren und sich die Software/App so ausführlich erklären zu lassen.

Firmenlösung

Die Firmenlösung kostet 8,00 € netto/Benutzer/Monat und enthält:

Unbegrenzte Belegerkennung
Reiseerfassung
Export zu PDF
Kostenanalysen zu Reisen/Belegen
FI/HR-Portal zur Abwicklung der Erstattungen
Alle Daten digital weiterverarbeitbar
Anbindung an ERP-Systeme
Mehrere Projekte pro Reise
Anbindung auch externer Nutzer
Zentrale Projekte / Kostenträger

Die Enterprise-Lösung ist noch umfangreicher und ein Angebot wird individuell erstellt.

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung nun?

Nach dem Herunterladen muss man zunächst ein Passwort vergeben, falls man sich nicht mit LinkedIn anmelden möchte. Ich persönlich ziehe es vor, meine Anmeldedaten immer separat zu halten, aber wer es bequem haben möchte, freut sich wahrscheinlich über solch eine Möglichkeit (Google oder Facebook werden nicht als Anmeldemöglichkeiten angeboten).

Voriger

Sobald man ein Passwort vergeben, die Datenschutzerklärung gelesen und bestätigt hat, erhält man eine Bestätigungsmail mit einer Mailadresse, an die man dann z.B. Belege schicken kann, um sie in der App zu verarbeiten.

So, nun kann man sich die Features ansehen und sich mit der App vertraut machen. Es gibt ein kleines Beispielprojekt und zu den einzelnen Schritten gleich ein paar Infos, die einem schnell die Bedienung der App erklären.

Am unteren Rand sieht man 4 Auswahlfelder: Belege, Reisen, Projekt, Privat. Mit dem „Plus“ öffnet man ein Bedienungsmenü, das je nach Auswahlfeld unterschiedliche Optionen bietet.

Einstellungen der Reisekostenabrechnungs App

In der linken oberen Ecke befindet sich das „Hamburger Menü“, mit dem man verschiedene Voreinstellungen vornehmen, den Posteingang ansehen oder sich abmelden kann.

In den Einstellungen trägt man die Mail-Adresse ein, an die die RK-Abrechnung geschickt wird, außerdem kann man noch eine weitere Mail-Adresse einpflegen für z.B. Buchhaltung, Steuerberater o.ä. Außerdem kann man seine eingescannte Unterschrift hinterlegen und angeben, ob auf Bewirtungsbelegen Trinkgeld prozentual aufgeschlagen werden soll.

Wenn man seine Daten als Excel-Datei oder im Datev-Format benötigt, hat man die Möglichkeit diese Optionen für jeweils 3,99 € pro Monat hinzu zubuchen. Ich finde, das ist nicht teuer. Letztlich ist das aber auch nur ein Rechenbeispiel, je nachdem z.B. welche Buchhaltungssoftware man benutzt. Bei einigen kann man die Option der Reisekostenabrechnung ja ebenfalls dazu buchen und wenn alle Funktionen in einer Software genutzt werden können, ist das natürlich komfortabler.

Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, die erstellen RK-Abrechnungen oder Belege in seiner Dropbox abzulegen bzw. darüber hochzuladen. Dies ist im kostenlosen Umfang enthalten.